¿Usáis alguna app para llevar los pisos alquilados o seguís con Excel?

Los que tenéis pisos alquilados: ¿habéis probado alguna app o programa para llevar los cobros, los gastos y lo de la renta, o seguís con Excel (o con nada)? Si usáis o usasteis alguna, ¿cuál?

Si probasteis alguna y la dejasteis, ¿por qué? Y los que seguís con Excel, ¿qué es lo que más os cuesta?

Yo sigo con una hoja de cálculo sencilla y, más que la herramienta, lo que me ha ahorrado disgustos es separar dos cosas que se suelen mezclar: la caja (lo que entra y sale de la cuenta) y lo que cuenta para la renta.

Lo que apunto por piso:
- Cobros mes a mes, con la fecha real de pago (así ves enseguida un retraso).
- Gastos con fecha y factura: IBI, comunidad, seguro, reparaciones, suministros si los pagas tú, gestoría.
- Cuota de la hipoteca, separando intereses y capital (en la renta solo cuentan los intereses).
- La fecha de actualización de la renta y el índice que toca, para no olvidarla.

Ejemplo con números redondos, piso comprado por 150.000 € con gastos incluidos y alquilado a 750 €/mes:
- Ingresos: 9.000 €/año.
- Gastos deducibles: IBI 400 + comunidad 900 + seguro 200 + reparaciones 300 + intereses 2.000 = 3.800 €.
- Amortización: 3 % sobre la parte de construcción (no el suelo). Si la construcción es el 60 %, 90.000 x 3 % = 2.700 €.
- Rendimiento neto: 9.000 - 3.800 - 2.700 = 2.500 €. Con la reducción general del 50 % para vivienda habitual del inquilino (contratos desde mayo de 2023), tributarías por 1.250 €.

En caja, en cambio, ese mismo piso puede dejar poco o nada si la cuota de la hipoteca es alta, porque el capital que amortizas sale de la cuenta pero no es gasto deducible, y la amortización del 3 % reduce impuestos pero no es dinero que pagues. Por eso conviene tener las dos columnas.

Lo que más cuesta en Excel, al menos a mí: no perder facturas (una carpeta por año y piso ayuda), calcular bien la amortización el primer año y acordarse de que intereses y reparaciones juntos no pueden superar los ingresos de ese piso (el exceso se arrastra 4 años).

Es información orientativa, no asesoramiento fiscal ni financiero; para tu caso concreto revisa tus datos con la AEAT o un asesor.

Gracias, muy completo. Lo de separar caja y renta es justo lo que más lío me da. ¿Alguien ha probado alguna app de verdad y la ha dejado? Me interesa saber qué falló.

Yo tengo una cuenta bancaria exclusiva para los alquileres, ahí están todos los ingresos y los gastos, incluso perquños gastos que se producen de reparaciones que alguna vez hice yo mismo, tengo una targeta de débito y los pago por ahí, todo sin excepción. Luego para retirar dinero de la cuenta de alquileres tenemos una orden mensual automática de traspaso a nuestras cuentas personales. Esto nos garantiza que no nos olvidemos de nada de ingresos o de gastos, porque figura todo en la cuenta bancaria. 

La contabilidad la llevo por el plan general contable como una empresa, me dedico a las cuentas y me es mas fácil, pero al final debo exportar a un excel, porque la norma obliga a llevar cada finca por separado, no obstante las cuentas contables las tengo por terminaciones, es decir, la vivienda A tiene terminación 1, la B terminación 2 .... por ejemplo la cuenta de conservación y reparación de la vivienda A es la 62200001 y la de vivienda B será la 62200002 .... incluso lo de las terminaciones lo uso para el número de cuenta de inquilino, si es de la vivienda A será el 43000001 i si este va y viene otro/a tendrá el 43000011, el siguiente 43000021. La terminación identifica la vivienda. 

Supongo que en tu caso se trata de una actividad económica. Si no es así, no entiendo que te refieras a la norma.

No, no tengo pisos para una actividad económica ... tal vez me he expresado mal.

Intento explicarme mejor ...... en IRPF tanto si lo llevas como comunidad de bienes, que es nuestro caso o, como personas físicas, el IRPF (me refiero a eso con "la norma")  te pide que detalles ingresos y gastos de manera individual para cada vivienda, hay que detallar, como bien sabes, los resultados finca a finca, incluso con detalle del NIF de los industriales que han realizado trabajos de mantenimiento y reparación, por ello para que a través de la contabilidad estándar (que llevo porque me es más cómodo, me conozco bien por mi trabajo, pero no como obligación legal)  me traspase luego a excel y pueda separar por viviendas, utilizo la cuentas contables con 8 cifras, 7 son para lo que corresponda del plan y la octava identifica la vivienda, las terminaciones 1 corresponden a la vivienda A, las 2 a la vivienda B, etc. 

Hay incluso algunos programas que te permiten sacar balances con filtros y tener una cuenta de resultados atendiendo a la terminación, o una cifra indetificativa en la 5a o 6a posición, por ejemplo, de forma que si tienes 4 entidades y sin traspasar a excel puedes sacar PiG's de forma separada, siempre y cuando los gastos comunes los distribuyas en la parte que corresponda a cada unidad.  Pero este tipo de programas no suelen ser baratos y al menos yo, utilizo uno de simple. 

Hola @abeyro, 

Te cuento mi experiencia gestionando varios pisos en alquiler, porque pasé exactamente por ese dilema. 

Por qué fallan muchas de las apps habituales: 

Para particulares con entre 1 y 4 pisos, lo que mejor funciona es no complicarse la vida con un ERP empresarial: tener las casillas del Modelo 100 bien desglosadas por inmueble y emitir siempre un recibo formal con los conceptos claros (art. 17.4 de la LAU), sobre todo si se cobra por Bizum o transferencia bancaria para evitar sustos con Hacienda.
 

OK. Lo entendí mal por la referencia que hiciste al plan general contable.

Para no perder facturas, lo que nosotros utilizamos es una cuenta separada de la nuestra particular y del día a día, incluso contamos con tarjeta de débito para pagar pequeños gastos de reparaciones, de forma que queda todo detallado en la cuenta y no te olvidas de nada .... cosa distinta es que en caso de revisión fiscal, te admitan la deducción de todos los gastos, como bien sabes en la conservación y reparación, si no figura claramente a que vivienda se destina, pueden no admitir la deducción. En tal supuesto nosotros compramos estos pequeños artículos en tiendas profesionales, que tienen en sus facturas un concepto que les exigen los industriales, la obra (como concepto) ... nosotros siempre solicitamos que se ponga a que vivienda corresponde en la factura. No sé si esto servirá, en la última revisión por un requerimiento de información,  hace 3 años, se admitió.