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Software de control horario en 2026: 5 opciones y el coste real que no aparece en la web del fabricante
Si tienes empleados, el registro de jornada te obliga desde 2019. Lo que casi nadie explica bien es que elegir herramienta no es un problema de funcionalidades, sino de dos cosas: qué exige realmente la ley hoy (menos de lo que dice el marketing) y cuánto vas a pagar de verdad (más de lo que dice la tarifa).
Qué es obligatorio hoy, y qué todavía no
Conviene separar lo vigente de lo que está en tramitación, porque en 2026 hay mucho material comercial mezclando las dos cosas.
Ya obligatorio (RD-ley 8/2019, art. 34.9 ET):
- Registro diario con la hora concreta de inicio y fin de jornada de cada persona trabajadora.
- Conservación de esos registros durante cuatro años.
- Disponibilidad para la plantilla, la representación legal y la Inspección de Trabajo.
- Información fiable y no manipulable a posteriori.
Las infracciones graves en materia de jornada van de 751 a 7.500 € según la LISOS.
Todavía no exigible: el Real Decreto del registro horario digital —el que impondría acceso remoto de la Inspección, inmutabilidad y trazabilidad exportable— recibió un dictamen desfavorable del Consejo de Estado el 23 de marzo de 2026, y el 24 de julio el Gobierno aplazó su aprobación a septiembre. Mientras no se publique en el BOE, nada de lo que anuncia es obligatorio.
Y un aviso: no existe el «software homologado». No hay registro del Ministerio ni sello estatal que apruebe aplicaciones de fichaje. Lo que la norma exige es fiabilidad, trazabilidad y conservación. Si un comercial te vende una homologación oficial, te está vendiendo algo que no existe.
El precio anunciado casi nunca es el que pagas
Aquí está el error caro de esta categoría. El «desde X €/empleado» de la portada convive con mínimos de contratación, cuotas base por empresa y cuotas únicas de implantación que cambian el resultado por completo:
- Sesame HR exige un mínimo de 15 empleados. Su suelo real son 78,75 €/mes (71,25 € con pago anual) aunque en la empresa seáis cinco.
- Holded cobra el plan base del ERP por empresa más 1,50 € por empleado del módulo de fichaje.
- Kenjo suma a su precio por empleado una cuota única de onboarding «a partir de 200 €».
- Skello factura por establecimiento, no por persona: desde 49 €/mes cada punto de venta.
- De 25 herramientas analizadas, 11 no publican tarifa. Pedirles cifra es parte del trabajo de comparar.
Puesto en euros, para una plantilla de 15 personas y con las tarifas públicas verificadas a 28 de agosto de 2026 (sin IVA, pago mensual):
Menos de 40 €/mes. fichMe cobra 15 € en total (1,00 €/empleado), Bixpe 30 € y Kronjop 36 €.
Entre 50 y 70 €/mes. Holded 52 € (3,43 €/empleado), Clockify 60 €, Sage HR 60 € y WorkMeter 66 €.
Más de 75 €/mes. Sesame HR 79 € —su mínimo de 15 empleados hace que pagues lo mismo con cinco personas—, Factorial 83 €, Kenjo 90 € y Beebole 150 € (10 €/empleado, el más caro de la lista).
Precios sin IVA, pago mensual, verificados contra la web oficial de cada fabricante el 28 de agosto de 2026. Otras once herramientas del mercado no publican tarifa.
Cinco herramientas, una por caso de uso
No creo en el «top 5 por orden de preferencia»: el mejor software cambia por completo entre una asesoría de 8 personas y una empresa de 200 con turnos rotativos. Estas cinco cubren los cinco escenarios más habituales.
1. fichMe — pyme que solo quiere cumplir
Precio cerrado por tramos en lugar de por usuario: a 15 empleados son 15 €/mes en total, no 15 € por persona. Fichaje por web, app iOS/Android y Slack; modo kiosko con PIN e informes preparados para inspección, con conservación de cuatro años y log de auditoría exportable. Desde 9 €/mes (84 €/año) y 14 días de prueba sin tarjeta.
Su límite, dicho claro: no hace nóminas ni reclutamiento, y la geolocalización con geovallas entra a partir del plan Plus, no en el de entrada. Si necesitas una suite de RRHH completa, no es tu herramienta.
2. Factorial — si necesitas la suite entera
Cuando además del fichaje quieres nóminas, onboarding, evaluaciones y firma de documentos en el mismo sitio, es la plataforma española más madura. Desde 5,50 €/persona/mes, sin IVA y sin la tasa de onboarding, que se factura aparte.
Su límite: el coste escala de forma lineal y encarece bastante en plantillas grandes. Abandonó su plan gratuito en 2025 y no publica tabla de precios por plan, así que el coste final hay que pedirlo.
3. aTurnos — turnos rotativos y cuadrantes
Si tu problema real no es marcar la hora sino cuadrar el turno —sanidad, seguridad, industria, logística—, su motor de cuadrantes está por encima del resto. Suma certificaciones ISO 27001 y ENS, poco habituales en esta categoría, y 30 días de prueba.
Su límite: el «desde 2 €/empleado/mes» está referido a 100 empleados con pago anual; Enterprise y Smart van a presupuesto. Para una pyme que solo quiere fichar, sobra producto.
4. Jibble — presupuesto cero
Plan gratuito con usuarios ilimitados, GPS con geovallas y reconocimiento facial incluidos. Es el free más generoso del mercado.
Sus dos límites: retiró de su web las páginas de precios, así que no puedes presupuestar el salto a los planes de pago sin entrar en la aplicación; y no está pensado para la normativa española, de modo que la conservación de cuatro años y el formato de informe para la Inspección quedan de tu parte. Verifica por contrato dónde se alojan los datos.
5. Bizneo HR — mediana y gran empresa
Control de presencia muy configurable (terminal facial, NFC, PIN, QR), bolsa de horas y gestión de turnos avanzada, en una plataforma que integra cinco herramientas de gestión del tiempo.
Su límite: solo anuncia «planes desde 6 €», sin unidad ni periodicidad; Pro y Avanzado van con formulario. La cuota base de 55 €/mes que circula por comparativas de terceros no aparece en ninguna página oficial suya. Y si activas reconocimiento facial, necesitas evaluación de impacto: la AEPD considera la biometría un tratamiento de alto riesgo, y en el entorno laboral el consentimiento del trabajador no suele valer como base legal por el desequilibrio entre las partes.
Las seis preguntas que conviene hacer antes de firmar
Esta es la parte que ninguna comparativa cuenta, y la que más dinero ahorra. La obligación de conservar cuatro años es de la empresa, no del proveedor. Si cambias de herramienta en el año dos, sigues teniendo que poder enseñar los fichajes del año uno. En la demo, pregunta:
- ¿En qué formato exporto el histórico completo? Un PDF por empleado y mes no reconstruye cuatro años. Pide CSV o Excel con todos los marcajes.
- ¿Incluye el log de modificaciones? Si al exportar pierdes quién corrigió qué y cuándo, te llevas los datos pero no la trazabilidad que los defiende.
- ¿Cuánto tiempo tengo para descargar tras cancelar? Hay planes que cierran el acceso el mismo día de la baja.
- ¿El plan concreto que voy a contratar guarda los cuatro años? Varios planes gratuitos no lo hacen.
- ¿Dónde están alojados los datos? Si están fuera del Espacio Económico Europeo, la exportación no es tu único problema.
- ¿Hay permanencia o preaviso? Kenjo exige contrato anual y Personio mínimo de doce meses.
Cómo decidir en tres pasos
- Define si necesitas fichar o gestionar personas. Si es solo fichar, una suite de RRHH te va a sobrar y a costar tres o cuatro veces más.
- Calcula el coste a tu plantilla real, no el precio de portada. Suma mínimos, cuota base y onboarding, y compara a 12 meses.
- Evita la biometría salvo que la necesites de verdad. PIN, app, QR, web y geolocalización cumplen igual la ley con mucha menos carga de cumplimiento.
Y una advertencia de método: desconfía de cualquier comparativa —esta incluida— que no te diga quién la escribe y con qué intereses. Si las cifras no están enlazadas a la web oficial del fabricante, probablemente estén copiadas de otro comparador que a su vez las copió de un tercero. En esta categoría circulan precios inventados con mucha alegría.
Fuentes y metodología: los precios y funcionalidades proceden de la comparativa de 25 softwares de control horario, verificada herramienta por herramienta contra la web oficial de cada fabricante el 28 de agosto de 2026. Para el catálogo ampliado (141 herramientas, con fichas y comparativas cruzadas) puedes consultar Rankaas.
¿Alguien del foro ha pasado una inspección de trabajo con el registro digitalizado? Me interesa especialmente cómo os pidieron el informe y en qué formato lo aceptaron.