Hay algo que me produce cierta tristeza cuando converso con emprendedores que están comenzando sus negocios. Personas que se lanzan con toda la ilusión y las mejores intenciones de construir algo propio, pero que, en ocasiones, desconocen las implicaciones que tiene poner en marcha una actividad económica.
En mi caso, tuve la oportunidad de formarme como licenciado en Contaduría Pública. A esto se suma mi experiencia como auditor externo.
A lo largo de mi trayectoria he aprendido que no basta con tener una buena idea, conseguir clientes y vender. También es necesario comprender cómo funciona el negocio desde dentro, controlar sus operaciones y conocer las obligaciones que asumimos cuando decidimos emprender.
En algunas conversaciones con emprendedores novatos me he encontrado con personas que desconocen conceptos que, desde mi formación, considero básicos. Otros terminan aprendiéndolos por ensayo y error, después de vivir experiencias que, en ocasiones, les cuestan dinero y les generan problemas que podrían haber evitado con un poco más de preparación.
Son muchas las herramientas y los mecanismos que podemos utilizar para controlar un negocio, pero hoy no quiero hablar de eso.
Quiero comenzar por algo más elemental: algunos conceptos contables y fiscales que deberías conocer si estás pensando en formalizar tu emprendimiento o si ya has comenzado a operar y todavía no tienes claros determinados aspectos.
Y quiero hacerlo con un concepto que puede parecer sencillo, pero que es fundamental para administrar correctamente el dinero de tu negocio: el IVA.
1. Facturar: mucho más que cobrar por un producto o servicio
Quizás te parezca demasiado básico, pero emitir una factura correctamente es una de las cosas más importantes que debes aprender como emprendedor.
La factura documenta la venta de un producto o la prestación de un servicio. Es una forma de acreditar la operación comercial y, cuando corresponde, incluir los impuestos aplicables.
Además, constituye un documento importante para llevar la contabilidad y cumplir con las obligaciones fiscales de tu actividad.
Por eso, aunque tu negocio sea pequeño, debes conocer las reglas de facturación que te corresponden.
Y aquí quiero hacer una primera aclaración: no todas las actividades ni todas las operaciones tienen necesariamente el mismo tratamiento fiscal. Según el país, la actividad y las circunstancias de la operación, puede haber impuestos diferentes, exenciones o supuestos en los que no corresponda repercutir el IVA.
Por eso, si estás comenzando, busca un asesor fiscal que conozca tu actividad y pueda explicarte las obligaciones que tienes.
Ahora bien, para entender el concepto, vamos a imaginar una operación sencilla en la que sí corresponde aplicar el IVA.
2. ¿Qué es el IVA y por qué debes entenderlo?
El IVA es el impuesto sobre el valor añadido, también conocido como impuesto al valor agregado en otros países.
En términos generales, es un impuesto sobre el consumo. Cuando realizas determinadas ventas o prestas ciertos servicios, debes repercutirlo al cliente conforme a las reglas que correspondan.
Esto significa que, en muchas operaciones, actúas como intermediario en la recaudación de ese impuesto para la Administración tributaria.
Veamos un ejemplo.
Imagina que tienes un negocio en España y prestas un servicio por 100 euros, al que corresponde aplicar el tipo general del IVA del 21 %.
La factura sería la siguiente:
Concepto
Importe
Precio del servicio
100 €
IVA (21 %)
21 €
Total que paga el cliente
121 €
Tu cliente te paga 121 euros.
Pero quiero que te quedes con esta idea: los 121 euros que entran en tu cuenta no son íntegramente tuyos.
Los 100 euros corresponden al precio del servicio antes del IVA. Los otros 21 euros son el impuesto que has repercutido al cliente.
Por regla general, ese IVA deberá tenerse en cuenta en la liquidación que realices ante la Administración tributaria, descontando, cuando proceda, el IVA soportado que tengas derecho a deducir.
Por eso, mi recomendación inicial para alguien que está empezando es sencilla: mientras aprendes a gestionar correctamente este impuesto, acostúmbrate a considerar el IVA cobrado como un dinero comprometido.
Si puedes hacerlo sin perjudicar las necesidades de tesorería de tu negocio, sepáralo temporalmente y evita gastarlo como si fuera un ingreso propio.
No significa que la cantidad que hayas cobrado vaya a ser exactamente la que debas ingresar después. Eso dependerá de tus compras, de las deducciones permitidas y de las reglas fiscales que se apliquen a tu actividad.
Pero adoptar esta precaución puede ayudarte a evitar una sorpresa desagradable.
3. IVA soportado e IVA repercutido: la diferencia que debes conocer
Aquí aparecen dos conceptos que escucharás con frecuencia si emprendes en España: el IVA soportado y el IVA repercutido.
En otros países pueden utilizarse términos como crédito fiscal y débito fiscal, aunque la terminología y las reglas concretas varían según la legislación.
El IVA repercutido
Es el IVA que cobras a tus clientes en las operaciones en las que corresponde aplicarlo.
En el ejemplo anterior, serían los 21 euros incluidos en la factura de 121 euros.
El IVA soportado
Es el IVA que pagas cuando compras bienes o servicios a tus proveedores.
Imagina que compras materiales para tu negocio y recibes una factura con 40 euros de base imponible y 8,40 euros de IVA.
Si esa compra cumple los requisitos legales para deducir el impuesto, los 8,40 euros podrán tenerse en cuenta en la liquidación correspondiente.
Fíjate en algo importante: no basta con que tú consideres que una compra está relacionada con tu actividad para que su IVA sea deducible. Debes cumplir las condiciones que establezca la normativa aplicable, incluidos los requisitos de justificación y afectación a la actividad.
¿Cómo se calcula el IVA que debes ingresar?
Siguiendo nuestro ejemplo simplificado:
IVA repercutido en tus ventas: 21 €.
IVA soportado deducible en tus compras: 8,40 €.
Diferencia: 12,60 €.
En estas condiciones, el resultado sería de 12,60 euros a ingresar.
Es decir, no necesariamente entregas al Estado todo el IVA que cobraste a tus clientes, sino la diferencia que resulte de la liquidación, teniendo en cuenta las operaciones y los ajustes que correspondan.
Este ejemplo es sencillo y no contempla otras ventas, compras, compensaciones ni circunstancias particulares que puedan modificar el resultado.
Lo importante es comprender la lógica del mecanismo: el IVA que cobras y el IVA que pagas en tus compras pueden intervenir conjuntamente en el cálculo de tu liquidación fiscal.
4. ¿Por qué recomiendo que no toques el dinero del IVA al comenzar?
Aquí es donde quiero detenerme un poco más, porque considero que esta es una de las enseñanzas más útiles para un emprendedor novato.
Imagina que acabas de comenzar tu negocio. Realizas varias ventas, cobras las facturas y ves que tu cuenta bancaria comienza a tener dinero.
Es normal que sientas cierta tranquilidad. Estás vendiendo, entra efectivo y parece que las cosas comienzan a funcionar.
Pero ¿qué parte de ese dinero puedes utilizar realmente?
Si has cobrado 121 euros por un servicio cuya base imponible es de 100 euros, ya sabes que hay 21 euros de IVA repercutido.
Mi recomendación, mientras te familiarizas con el funcionamiento del impuesto, sería que separaras esos 21 euros y no los utilizaras para pagar otros gastos, siempre que la situación de tesorería de tu negocio lo permita.
¿Por qué?
Porque ese dinero puede ser necesario cuando llegue el momento de presentar la liquidación correspondiente.
Si lo gastas en inventario, en publicidad, en el alquiler del local o incluso en tus propios gastos personales, puedes encontrarte después con una obligación fiscal que no tienes suficiente efectivo para atender.
Y esto puede convertirse en un problema importante, especialmente cuando estás comenzando y todavía no tienes un flujo de caja sólido.
Ahora bien, quiero hacer una precisión: esta recomendación debe adaptarse a tu actividad. Si tienes un comercio en el que compras y vendes mercancías, si elaboras alimentos o si soportas una cantidad importante de IVA en tus compras, la planificación puede ser diferente.
También hay actividades en las que las necesidades de tesorería son tan ajustadas que separar automáticamente todo el IVA cobrado puede afectar a la capacidad de mantener el negocio funcionando.
Por eso, no quiero darte una fórmula universal que debas aplicar sin analizar tu caso.
Quiero que comprendas el principio que hay detrás de ella: una parte del dinero que cobras puede estar comprometida con obligaciones fiscales futuras, aunque todavía aparezca disponible en tu cuenta bancaria.
Mientras aprendes a calcular tus liquidaciones y a gestionar tu tesorería, separar temporalmente el IVA puede ser una forma prudente de evitar sorpresas.
5. Pero cuidado: el dinero que queda después del IVA tampoco es íntegramente tuyo
Aquí viene otro punto que considero fundamental.
En el ejemplo de la factura de 121 euros, hemos dicho que 21 euros corresponden al IVA y que los 100 euros son el precio del servicio antes de ese impuesto.
Pero no quiero que te quedes con la idea de que los 100 euros son necesariamente tu beneficio o el dinero que puedes retirar libremente.
Todavía tienes que cubrir los costes de tu actividad.
Quizás debas pagar materiales, alquiler, suministros, herramientas, publicidad, asesoría o salarios. También tendrás que considerar otros gastos y obligaciones que correspondan a tu negocio.
Y si obtienes un beneficio sujeto a tributación, tendrás que contemplar los impuestos sobre la renta que correspondan a tu situación.
En España, por ejemplo, las obligaciones pueden variar según seas autónomo o tengas una sociedad, entre otras circunstancias.
Por tanto, conviene distinguir entre el dinero que cobras, los ingresos de tu actividad, el beneficio que obtienes y el efectivo que tienes disponible para gastar.
Son conceptos diferentes.
Que tengas dinero en el banco no significa que todo ese dinero sea beneficio ni que puedas utilizarlo sin tener en cuenta tus compromisos.
Esta es una de las razones por las que considero tan importante aprender los conceptos básicos de contabilidad y finanzas desde el principio.
6. ¿Hacienda y la Seguridad Social están ahogando tu negocio?
He escuchado muchas veces comentarios de emprendedores que sienten que Hacienda, la Seguridad Social u otros organismos recaudadores les están ahogando económicamente.
Y quiero ser claro: los impuestos, las cotizaciones y las obligaciones administrativas representan costes reales. Su impacto debe analizarse antes de comenzar una actividad y formar parte de la planificación financiera del negocio.
Pero también creo que debemos hacernos una pregunta incómoda:
¿Estamos calculando correctamente nuestras obligaciones o estamos utilizando como si fuera nuestro un dinero que tendremos que pagar más adelante?
A veces el problema puede estar relacionado con el nivel de los costes fiscales. En otras ocasiones, también puede existir una falta de planificación, de conocimiento o de control sobre el dinero que entra y sale del negocio.
Ambas cosas pueden coexistir.
Si no comprendes cómo funciona el IVA, no reservas dinero para tus obligaciones y utilizas todo lo que cobras para financiar la actividad o tus gastos personales, puedes tener una sensación ficticia de prosperidad.
Durante un tiempo, parece que todo marcha bien.
Hay ventas, hay dinero en la cuenta y puedes pagar determinados gastos.
Pero llega el momento de presentar la declaración y descubres que una parte importante de ese dinero ya no está disponible.
Entonces aparece la angustia: no esperabas tener que pagar esa cantidad y no sabes de dónde vas a sacar el dinero.
Por eso considero importante no atribuir automáticamente todos los problemas a factores externos sin revisar antes cómo estamos administrando nuestro negocio.
No se trata de negar el peso de los impuestos ni de responsabilizar al emprendedor de cualquier dificultad.
Se trata de reconocer que, cuando comprendemos mejor nuestras obligaciones, podemos anticiparnos, planificar y tomar decisiones con más criterio.
7. ¿Qué haría si estuviera comenzando hoy?
Si volviera a comenzar un negocio desde cero, intentaría aplicar algunas medidas desde el primer día.
Primero: buscaría un asesor fiscal que también tuviera vocación de enseñar.
No quiero solamente a alguien que presente mis declaraciones. Quiero un profesional que conozca mi actividad, revise mi situación particular y me explique, con paciencia y en un lenguaje que pueda entender, cuáles son mis obligaciones.
Segundo: aprendería los conceptos básicos de contabilidad y finanzas para emprendedores.
No necesito convertirme en contador otra vez ni hacer un MBA para empezar a gestionar un pequeño negocio. Pero sí quiero comprender los conceptos que me permitan conocer su salud financiera.
Tercero: separaría el dinero que necesito para atender mis obligaciones fiscales, cuando mi actividad y mi tesorería lo permitan.
No esperaría hasta el último momento para preguntarme de dónde voy a sacar el dinero para pagar.
Cuarto: llevaría un control de mis ingresos, gastos y movimientos bancarios.
Necesitaría saber cuánto dinero entra, cuánto sale, qué pagos tengo pendientes y qué obligaciones se aproximan.
Quinto: preguntaría y verificaría la información.
No daría por válida una explicación solamente porque alguien me la haya dado con seguridad. Contrastaría la información y consultaría con profesionales cuando tuviera dudas.
No tienes que saberlo todo desde el principio. Pero sí debes tener la disposición de aprender aquello que necesitas para administrar tu negocio.
8. Emprender también significa aprender a administrar el dinero
Cuando comenzamos, solemos dedicar mucha energía a conseguir clientes, vender nuestros productos o servicios y hacer crecer la empresa.
Es lógico. Sin ventas, difícilmente podremos mantener una actividad económica.
Pero vender no es suficiente.
También necesitamos comprender nuestras obligaciones, controlar nuestros costes, gestionar la tesorería y planificar los pagos que tendremos que afrontar.
El IVA es solo uno de los primeros conceptos que deberíamos conocer. Después vendrán otros relacionados con el impuesto sobre la renta, la rentabilidad, los márgenes, el flujo de caja y muchos más.
No necesitas convertirte en especialista en todas estas áreas.
Pero sí necesitas comprender lo suficiente para saber qué está pasando con el dinero de tu negocio y cuándo debes pedir ayuda.
Mi recomendación es que, si estás comenzando, seas prudente. Aprende cómo funciona el IVA en tu actividad, busca un asesor que te explique las cosas y evita utilizar indiscriminadamente el dinero que cobras como si todo te perteneciera.
Porque, cuando llegue el momento de presentar tus declaraciones, la tranquilidad no dependerá solamente de cuánto hayas vendido, sino también de cómo hayas administrado ese dinero.
Recuerda: el dinero que entra en tu cuenta no es necesariamente dinero que te pertenece. Aprender a distinguirlo puede ahorrarte muchos problemas en el camino del emprendimiento.
_col.png?1750083130 "IVA soportado y repercutido: diferencias, ejemplos y cómo contabilizarlo")
