Rankia España
Blog de economía doméstica y pequeñas empresas
Debate de ideas, financiación y formación financiera básica

La subcontratación de la contabilidad de la empresa en gestorías o asesorías fiscales *002*

 

 

Para empresas de reducida dimensión o autónomos

 

Forges_director_financiero_thumb Aún cuando muchos (yo entre ellos) no somos nada partidarios de subcontratar la llevanza de las cuentas en una gestoría administrativa  o asesoría contable / fiscal, es una opción interesante en algunos casos, siempre y cuando sepamos sus limitaciones y lo que podemos hacer para eliminar las mismas en buena parte. Hay que considerar que para algún tipo de empresas, sea por su reducida dimensión, o porque disfrutando de unas cifras algo relevantes la poca cantidad de apuntes contables hace inviable la contratación de un empleado en el departamento de contabilidad (*), es la mejor o la menos mala solución en cuanto a ahorro de costes.

(*) A efectos de control de la empresa, en términos contables se tarda, como todos conocemos, lo mismo en registrar una venta de 100 que de 100.000 €.

No es que el trabajo de la gestoría o asesoría sea de mala calidad, técnicamente será bastante mas correcta que la que podamos hacer en la propia empresa si nuestro equipo es pequeño y no podemos, ni deberíamos  tener en plantilla a un director contable o financiero por los costes laborales que ello conlleva. Asimismo no siempre es un buena política de empresa que la lleve el propio empresario o uno de los socios, porque seguramente el/los propietarios aportarán mucho mas a la empresa si su labor es comercial o de fabricación, habrá casos de todo tipo y excepciones todas las que queramos y más, pero convendremos que dónde mejor aporta el empresario es en su relación con los clientes y proveedores o en la fabricación o gestión de los productos (o ambas facetas del negocio). Los contables o financieros de empresa no producimos nada, nos limitamos a registrar lo que los demás producen o venden, por ello no perdamos el norte en estas cosas, la contabilidad solo tiene su objeto tras las compras, ventas, gastos, el margen comercial, dar herramientas de gestión, pero no, no producimos nada, con lo que al final de alguna forma somos un mal necesario, y algunos pueden confundir lo que es un coste necesario para el desarrollo empresarial, a no considerar la contabilidad como una herramienta de gestión y mejora del negocio.

Generalizando, el problema de la subcontratación de la contabilidad a los “profesionales del papeleo”, es que su visión, repito generalizando, se basa en la fiscalidad, que es muy importante, y las consecuencias de una deficiente gestión fiscal son conocidas por todos, pero las cuentas de una empresa no solo deben ser utilizadas únicamente para estar “en paz con el fisco” es una herramienta de gestión, de análisis de costes, de márgenes comerciales, de resultados, previsiones, etc. No es muy habitual encontrar una gestoría o asesoría cuyo servicio contable y fiscal alcance temas analíticos, y a menudo es solo cuestión de reunirnos de vez en cuando con dicho contable,  indicándole que es lo que queremos que registre y el cómo debe hacerlo.

Un ejemplo: Imaginemos que tenemos una pequeña tienda de barrio,  si no le indicamos nada al contable, corremos el riesgo de que todas las compras de productos de la tienda de se registren en una sola cuenta de compras, y la única división de productos sea la que suponen los varios tipos de IVA (el 4, el 8 o el 18%), y en la cuenta de ventas lo mismo. Sólo con indicarle que queremos separadas las compras por familias de productos, podremos analizar que familias de productos tienen mas margen (por comparación entre las cifras de compras con las de ventas), ver la estacionalidad de dichas ventas (meses en que un tipo de productos tienen mayor o menor salida) y hacer previsiones de compras sin tener el almacén abarrotado de todo, que no olvidemos supone inmovilizar dinero para ello, y en estas comparaciones “por familias” no hace falta mucha tecnología, a menudo solicitar al contable que nos remita las cuentas mensuales en una hoja Excel nos puede ahorrar mucho trabajo.  Obviamente lo ideal es un buen programa de gestión que incluso nos dará datos por producto, pero por algo hay que empezar, y no debemos adquirir una tecnología informática para comernos el mundo, porque lo mas probable es que el mundo se nos coma a nosotros. Al final se trata de buscar la “proporción correcta” entre nuestro negocio y lo que nos ofrece el mercado.  Lo mismo podemos hacer con las cuentas de gastos, pedir a nuestro contable que tipo de separación nos interesa, porque si no lo hacemos corremos el riesgo de que los contabilice en las 9 cuentas establecidas en el plan general de contabilidad (de la 620 a la 629) y esto a efectos de control y análisis creo que no sirve para nada, al margen de que fiscalmente es del todo correcto.  Un ejemplo sencillo en un negocio de servicios en el que tengamos  4 furgonetas,  es la separación de los costes de reparaciones, el consumo de carburantes, el registro separado de los costes nos dará pistas para conocer cuando a una de ellas toca “jubilarla” (por ejemplo), y el consumo, por comparación con las demás nos determinará, en ocasiones si existe alguna posibilidad de que se utilice a fines distintos a los de la empresa.

En pequeñas empresas muchos de estos análisis se acaban haciendo, recordando las incidencias del día a día, que si, en muchos casos puede ser suficiente, si bien la revisión de los datos en muchas ocasiones ratificarán nuestras impresiones, pero en otros confirmarán que estamos en algún error de memoria.

Solicitemos la información regular, al menos una vez al mes, y no nos limitemos a guardarla en una carpeta con el título “cosas de la gestoría”, leamos, comparemos con la misma información del mismo mes de años anteriores, con la del mes pasado, etc.

Yo como anécdota diré que en nuestros establecimientos de expedición de carburantes y a los clientes que no tienen cuenta o facturación única a fin de mes, sea porque no lo han solicitado, o lo solicitaron y no les consideramos merecedores de crédito,  o puede que prefieran  pagar al contado, se les entrega el ticket de caja y una vez al mes vienen a buscar las facturas con sus datos fiscales, otros vienen cada tres meses, aún cuando les hemos indicado que con nuestra declaración de IVA mensual a que por dimensión estamos obligados,  rogamos que nos lo indiquen mensualmente o incluso por teléfono de que tickets de contado precisan la conversión a factura global, algunos siguen personándose cada 3 meses, y solo porque su asesor fiscal se lo exige, porque si de ellos dependiera es que ni vendrían.  Incluso si los clientes lo desean podemos hacer la factura del consumo en el mismo momento, pero resulta que algunos pocos que las piden y no es siempre, las dejan en la furgoneta y ahí se quedan, evidentemente serán una minoría, y al menos ésta si actúan igual con todos o parte de sus proveedores, menudo análisis empresarial podrán efectuar.

Es posible que algunos de estos casos respondan a una fiscalidad por módulos, la cual les obliga a una llevanza contable de muy poco calado, pero estaríamos en lo mismo, una cosa es que la fiscalidad no nos obligue a más y nos ahorremos costes contables y puede que fiscales, y otra muy distinta que se tenga una gestión "númérica" muy deficiente de nuestra empresa.

Obviamente esta anéctoda no es representativa ni estadísitca de nada, pero me tiene muy sorprendido, porque no son casos aislados precisamente.

www.yoreklamo.com

Comentarios
29
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  1. #21

    Itrade

    en respuesta a W. Petersen
    Ver mensaje de W. Petersen

    Buenas Petersen,

    Felicidades por el blog. Creo que hacia falta en rankia algo de aire fresco que se salga un poco de los wannabe economistas y los inversores/especulacion.

    De hecho, me encanta el tono de culo pelao de este blog. Aquí no hay medias tintas sino experiencia pura y dura de la empresa.

    Yo he sido finance controller en una gran multinacional y tu visión de la empresa me interesa muchísimo porque complementa mi experiencia anterior.

    Yo si he encontrado el RSS aunque es verdad que me ha costado. Normalmente lo puedes ver en la barra de la dirección. Aquí lo puedes encontrar (al menos en un Mac). A parte de ahí estaría bien que apareciera en una esquinita dentro del blog. A mucha gente le cuesta encontrarlo sino. RSS es muy importante porque así no se nos escapa ningún post.

    Saludos and keep it up!!!

  2. #22

    Trogo

    en respuesta a W. Petersen
    Ver mensaje de W. Petersen

    "desexcellizar". Esa me ha gustado. ¿Porque la mayoría piensan que uan hoja de cálculo puede con todo?

    -Tengo que hacer...
    - Crea una hoja de cálculo y pones... (no le había dejado acabar al primero y ya le estaba contestando)

    Creo que todos pensamos principalmente de forma tabular, así que es normal que tratemos de usar una hoja de cálculo hasta para los cuadrantes de vacaciones. Claro, como la tabla ya te la dan dibujada...

    Tal vez tu procedimiento de "desexcelizar" no sea de ese tipo y sí que se realicen cálculos, o que incluso sean básicamente números calculados, pero tenía que decirlo.

    Sobre las aplicaciones: pues mucho mejor siempre. De hecho, si le vas a una empresa para que te la haga y le muestras esa hoja de cálculo sabrá mucho mejor lo que se quiere. Aún es más, tal vez la aplicación se limite a actuar como interfaz frente a esa misma hoja de cálculo.

    Hablando de datos... En ocasiones merece más la pena usar una base de datos (que también es una forma tabular de presentación) dónde, además, se puede enlazar con datos extraídos de una hoja de cálculo.

  3. #23

    W. Petersen

    en respuesta a Itrade
    Ver mensaje de Itrade

    Yo no tengo tan claro que esto tenga éxito, porque desconozco cuantos foreros de rankia tienen interés en temas empresariales, de ahí que la idea sea "bajar a nivel de p en pymes o para autónomos", yo trabajo en una empresa entre la "p" y la "m" bajita, y en la mente como mucho tengo temas para 12 meses, a razón de uno cada mes, si no me echan antes, esto es una vida muy exigua, por ello el título "economía domestica y ....." porque intentaré meter algo de economía particular.

    "Inversión" pues hay blogs muy interesantes de esto, y estoy seguro que es bastante mas complicado que lo mío, porque en la parte financiera de las empresas está todo bastante inventado, es una mera cuestión de aplicar sentido común a lo que hay, e intentar aportar a la empresa algo más que el mero registro de partidas contables, buscar la manera de darle valor, y armas a los comerciales, a la gerencia, y si la empresa es pequeña directamente a los socios o al consejo de administración, si es medianita será el gerente con quien uno reporta. En caso de muy pequeñas pues ya que tenemos la obligación fiscal, quee sto lo tienen claro todos los empresarios, utilicemos esto, para tener información de valor para el negocio.

  4. #24

    W. Petersen

    en respuesta a Trogo
    Ver mensaje de Trogo

    Es que al final parece que el excel es la solución a todo, la verdad es que en empresas muy pequeñas es "la solución", los aplicativos informáticos no son baratos, y como casi todos los programas contables o de gestión, permiten el volcado de datos a una hoja de cálculo, pues ...... en empresas con una mínima estructura de despacho, se puede intentar adquirir aplicativos que nos den mas soluciones que la meramente contable.

    Y si, el informático sabe de esto, pero no es fácil que a la vez sea contable o especialista en procesos productivos o de control, es un buen sistema plasmas la idea en unas hojas de cálculo para que nos "fabrique" el aplicativo que deseamos, nos entenderá a la primera, y pagaremos menos en concepto de horas de trabajo.

  5. #25

    Maltijo

    en respuesta a Trogo
    Ver mensaje de Trogo

    "desexcellizar"....

    Me habeis recordado lo del Partido Politico suizo 'Anti Power Point'

    http://www.anti-powerpoint-party.com/es

    http://www.elpais.com/articulo/tecnologia/Nace/Suiza/partido/Anti-PowerPoint/elpeputec/20110706elpeputec_4/Tes

    Disculpad por la 'morcilla'...

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  6. #26

    Rankia

    en respuesta a Luismi777
    Ver mensaje de Luismi777

    Hola Luismi777,

    Puedes suscribirte al RSS en http://feeds.feedburner.com/EconomaDomestica

    Un cordial saludo.

  7. #27

    Luismi777

    en respuesta a Rankia
    Ver mensaje de Rankia

    ¡Gracias! Puse la url del blog en el google reader y no se como sacó la url del RSS, porque ya estoy suscrito :)

    Un saludo.

  8. #28

    Luismi777

    en respuesta a W. Petersen
    Ver mensaje de W. Petersen

    Yo tengo una pequeñita pyme (1 empleado y yo, que también trabajo), y aunque la gestión de las obligaciones para con las administraciones públicas las lleva una gestoría, la planificación la llevo yo en una hoja Excel.

    En la hoja tengo una pestaña con los ingresos y gastos, incluyendo en estos últimos los impuestos, cuotas de Seguridad Social, etc. De ese modo tengo una idea de si mi negocio (con la facturación más o menos fija cada mes) es rentable, y puedo hacerme una idea de cuanto "gano".

    En otra pestaña, tengo una simulación de Cash-flow para los tres próximos años. Esta pestaña se alimenta de la pestaña anterior (y de otras, porque tengo inversiones en bolsa), y me dice cuanto dinero preveo cobrar un determinado mes y cuanto tendré que pagar (sueldos, gastos, impuestos, etc). De ese modo, cuando cobro se cuanto dinero puedo dedicar a inversiones y cuanto tengo que dejar en cuenta para hacer frente a los pagos. Además, me permite ver con cuanto dinero terminaré el año, por ejemplo. Otra de las funcionalidades es la de poder decirme cuanto tiempo podría funcionar el negocio sin cobrar un céntimo, porque las casillas se van poniendo rojas a medida que la cosa se pone fea.

    Es un método muy sencillo (aunque su tiempo me ha llevado y todavía voy perfeccionandolo) pero le sirve a un profano de la contabilidad como yo para ir viendo hacia donde vamos. Si conocéis alguna aplicación que permita hacer algo de este estilo para gente que no sepa contabilidad (no se donde se pone cada apunte, ni tengo tiempo para saberlo), estoy abierto a sugerencias, aunque creo que para el tamaño que tiene mi empresa, probablemente no merezca la pena.

    ¡Un saludo!

  9. #29

    W. Petersen

    en respuesta a Luismi777
    Ver mensaje de Luismi777

    Luismi, sería muy fácil decirte que hay en el mercado programas que esto lo hacen automático, sería de lo mas simple, pero el sentido común aconseja lo que tú haces, no conviene a una pequeña empresa gastarse miles de euros en aplicativos informáticos, porque sabrás muchas cosas, bueno me parece que casi las mismas que ahora, pero de manera automática ¿a qué precio?, no, no, la proporción hay que guardarla siempre y tu por lo que veo lo haces de manera muy acertada.

    Yo en “economía personal” tengo alguna vivienda alquilada, y lo llevo con un programa de contabilidad de estos de 150 € ¿es necesario? No, porque esto se puede llevar en un Excel ¿entonces? Pues porque quiero que mi hija aprenda contabilidad, y al parecer a ella no le parece mal, al contrario, pues ¿Qué mejor manera que con práctica? Aunque será una mie*** de contabilidad, por número de apuntes anuales?, en otro caso a excel que sería suficiente y sobrado, aún cuando la normativa del IRPF obliga a detallar los resultados individuales de cada vivienda.

    Nosotros (empresa) tenemos varias divisiones de negocio en una sola sociedad, esto si que llevar la cuenta de resultados en un Excel, pues no, se trata de buscar un programa, que los hay, que cuando contabilizas los apuntes te pida un código de división de negocio, y luego puedes sacar datos individuales por línea de negocio, al margen de los globales, y un excel tendría muchos errores, porque además son líneas de negocio con mucha factura de bajo importe, y ya sabes cuesta lo mismo registrar un apunte de 100 que uno de 100.000.

    La única recomendación, si es que se puede dar alguna, porque queda claro que no cuadras (para bien) con el perfil del empresario que trabaja mucho, pero que descuida la revisión de números y “el pensar en la forma de mejorar su negocio” …….. y tal vez válida para ti, seria pedir a tu contable, la separación de cuentas de gastos que utilizas en este libro Excel, lo que ya indicaba en el post, ya que pagas pide que además de la fiscalidad, lo haga como a ti te interesa, en lugar, si es el caso, de contabilización agrupada de conceptos de gastos e ingresos a efectos fiscales, porque aunque tú lo lleves en el Excel, te servirá para confirmar tus datos (cuadre) o si te da la información bastante al día, te ahorras parte de los cálculos para rellenar tus casillas Excel.

  10. #30

    Luismi777

    en respuesta a W. Petersen
    Ver mensaje de W. Petersen

    Gracias Petersen. La suerte que tengo es que todos los meses facturo casi lo mismo, gasto casi lo mismo, y la única cosa que cambia es el pago de impuestos. Con esas tres cosas saco casi todo lo que necesito.

    Aún así, me apunto la recomendación para cuando amplíe la empresa y tenga anotaciones más complejas.

    ¡Un saludo y gracias!

  11. #31

    Carlosferrerg

    Gracias por este artículo, creo que la subcontratación depende de las necesidades de cada empresa, aunque yo he tenido experiencia con ambas situaciones, me ha ido mejor creando el área, la información contable es de interacción diaria y a partir de ella tomo muchas decisiones. Usamos un libro de excel muy sencillo donde se registran los movimientos diarios, se construye el balance general y estado de resultado, se establece el presupuesto por área y codificamos las cuentas. Me ha ido mejor así.

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