Mejores softwares de gestión y control de gastos para empresas
Mejores softwares de gestión y control de gastos para empresas
Un software de control de gastos de empresa se ha convertido en una herramienta imprescindible para llevar un seguimiento real de los gastos y evitar descontrol en la operativa diaria. Ya no se trata solo de registrar tickets, sino de tener visibilidad completa de en qué se está gastando el...
Un software de control de gastos de empresa se ha convertido en una herramienta imprescindible para llevar un seguimiento real de los gastos y evitar descontrol en la operativa diaria. Ya no se trata solo de registrar tickets, sino de tener visibilidad completa de en qué se está gastando el dinero y quién lo está haciendo.
Además, este tipo de herramientas permite optimizar la gestión de pagos, automatizando procesos como la contabilización de gastos, los reembolsos o la validación de facturas. El resultado es claro: menos errores, menos tiempo administrativo y un mayor control financiero del negocio.
Mejores software de control de gastos empresa
Lo básico de los programas de control de gastos de empresa:
Un software de control de gastos permite registrar y analizar todos los pagos de una empresa para tener visibilidad real del dinero.
A diferencia de otras herramientas, automatiza procesos como reembolsos, facturas y validaciones, ayudando a optimizar la gestión de pagos.
Entre las mejores opciones destacan Pleo, Payhawk y Spendesk, por su equilibrio entre control, automatización y facilidad de uso.
Qué es un software de control de gastos de empresa y para qué sirve
Un software de control de gastos es una herramienta digital que permite registrar, supervisar y analizar todos los gastos de una empresa en tiempo real. Su función principal es centralizar la información financiera relacionada con pagos, tickets, facturas y reembolsos para mejorar el control y la toma de decisiones.
En la práctica, un software para control de gastos empresariales no solo registra movimientos, sino que automatiza procesos clave como la categorización de gastos, la conciliación bancaria o la validación interna. Esto permite reducir errores manuales y tener una visión clara del estado financiero del negocio en todo momento.
Mejores softwares de control y gestión de gastos
Para facilitarte la tarea de elegir un software de control de gastos, hemos elaborado una tabla comparativa con las principales funciones de los principales programas disponibles en el mercado:
Software
Precio
Funciones clave
Ideal para
Pleo
Desde 39 €/mes
Digitalización de tickets, tarjetas de empresa, control en tiempo real
Pymes que buscan facilidad de uso
Payhawk
Precio personalizado
Control avanzado, tarjetas, multi-divisa, automatización contable
Empresas medianas y grandes
Spendesk
Desde ~99 €/mes
Gestión de gastos, aprobación, tarjetas y control de presupuestos
Equipos financieros
Tickelia
Desde ~10-15 €/usuario/mes
Digitalizar facturas, OCR, control de viajes y dietas
Empresas con movilidad
Factorial Expenses
Desde ~5-6 €/usuario/mes
Registro de gastos, control básico y gestión de empleados
Empresas con RRHH digital
Quipu
Desde 12 €/mes
Facturación, control de gastos simple y contabilidad básica
Autónomos
Banktrack
Desde ~10 €/mes
Control de gastos, tesorería y seguimiento básico
Negocios pequeños
Pleo: software de control de gastos para pymes y startups
Pleoes uno de los softwares más utilizados para llevar un seguimiento de gastos empresariales de forma sencilla y automatizada.
Destaca por su enfoque práctico: permite a los empleados pagar con tarjetas corporativas y registrar automáticamente cada gasto en tiempo real.
Características clave:
Digitalización automática de tickets mediante OCR
Tarjetas inteligentes para empleados
Seguimiento de gastos en tiempo real
Automatización de reembolsos
Integración con software contable
Precio: Plan gratuito disponible y planes de pago desde 39 €/mes
👉 Ideal para empresas que buscan un software para control de gastos empresariales fácil de usar y rápido de implantar.
Payhawk: software de control de gastos empresariales avanzado
Payhawk es una solución más completa, orientada a empresas que necesitan optimizar la gestión de pagos con mayor control y profundidad.
Combina tarjetas corporativas, control de gastos y gestión de facturas en una única plataforma.
Características clave:
Control de gastos en tiempo real
Tarjetas Visa con límites avanzados
Gestión de facturas y cuentas a pagar
Multi-divisa
Integración con ERPs
Precio: Planes personalizados (bajo consulta)
👉 Ideal para empresas medianas y grandes que necesitan un software control de gastos empresa escalable.
Spendesk: software para control de gastos y pagos centralizados
Spendesk es un software pensado para empresas que quieren centralizar todos sus pagos y gastos en una sola plataforma.
Permite gestionar desde suscripciones hasta gastos de equipo con visibilidad total.
Características clave:
Tarjetas virtuales y físicas
Control de suscripciones
Flujos de aprobación de gastos
Dashboard financiero en tiempo real
Integraciones contables
Precio: Desde aproximadamente € /mes (según empresa)
👉 Muy útil como software para control de gastos empresariales con enfoque en control financiero global.
Tickelia: software de control de gastos laborales y viajes
Tickelia está muy especializado en el software control de gastos laborales, especialmente en dietas y viajes de empresa.
Es una de las herramientas más utilizadas en España en este ámbito.
Características clave:
Escaneo de tickets con validez legal
Gestión de dietas y kilometraje
Cumplimiento fiscal (AEAT)
Flujos de aprobación
App móvil completa
Precio: Desde aproximadamente 6-8 €/usuario/mes
👉 Ideal como software control de gastos de viaje y empleados.
Quipu: software de control de gastos para autónomos y pymes
Quipu combina facturación y control de gastos en una herramienta sencilla, pensada para negocios pequeños.
Permite llevar un seguimiento de ingresos y gastos sin complicaciones.
Características clave:
Control básico de gastos
Facturación integrada
Conciliación bancaria
Informes simples
Interfaz fácil
Precio: Desde 10-20 €/mes
👉 Perfecto como software para control de gastos empresa en etapas iniciales.
Factorial Expenses: software de control de gastos integrado con RRHH
Factorial Expenses forma parte del ecosistema de Factorial y permite gestionar gastos dentro de la gestión de empleados.
Es útil cuando el gasto está muy ligado al equipo.
Características clave:
Gestión de gastos de empleados
Integración con RRHH
Control de reembolsos
Flujos de aprobación
App móvil
Precio: Desde 5-10 €/usuario/mes
👉 Ideal como software control de gastos laborales conectado con recursos humanos.
El verdadero problema no es el gasto… es no verlo a tiempo
La mayoría de empresas no pierde dinero por grandes errores, sino por pequeños gastos descontrolados que se repiten cada día: suscripciones olvidadas, tickets mal registrados, reembolsos duplicados o pagos sin validar.
Un buen software de control de gastos empresa no solo registra lo que ya ha pasado, sino que permite anticiparse, detectar desviaciones y tomar decisiones antes de que el problema crezca.
Funciones de un software o aplicación de control de gastos
Generalmente, entre las funciones que son capaces de realizar las aplicaciones de gestión de gastos podemos mencionar las siguientes:
Registro y seguimiento de gastos
Entrada manual de gastos: Permiten a los usuarios ingresar información sobre sus gastos, como la fecha, el importe, la categoría, el comercio/proveedor y una descripción.
Captura automática de recibos: Posibilitan el uso de la cámara del dispositivo móvil o la carga de archivos para digitalizar recibos, extrayendo automáticamente la información relevante (importe, fecha, proveedor). Esto se conoce como OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres).
Conexión con cuentas bancarias y tarjetas de crédito/débito: Sincronizan automáticamente las transacciones financieras para registrar los gastos sin necesidad de picarlos a mano.
Categorización de gastos: Permiten clasificar los gastos en categorías predefinidas o personalizadas (ejemplos: alimentación, transporte, marketing, suministros de oficina). Algunas aplicaciones ofrecen categorización automática basada en el proveedor o la descripción.
Etiquetado y notas: Permite añadir etiquetas personalizadas o notas a los gastos para una mejor organización y referencia.
Seguimiento de reembolsos: Facilita el seguimiento de los gastos que deben ser reembolsados (en el caso de empresas) o que se han solicitado para reembolso (en el caso personal).
Organización y gestión
Almacenamiento digital de recibos: Guardan copias digitales de los recibos, lo cual elimina la necesidad de conservar los documentos físicos.
Búsqueda y filtrado de gastos: Permiten buscar gastos por fecha, categoría, proveedor, importe, etiqueta, etc., facilitando la localización de información específica.
Agrupación de gastos: Ofrecen la posibilidad de agrupar gastos por períodos (diario, semanal, mensual, anual) o por proyectos/departamentos (en el caso empresarial).
Flujos de aprobación (en el ámbito empresarial): Permite establecer flujos de trabajo para la aprobación de gastos por parte de los responsables antes de su registro final o reembolso, para así garantizar el cumplimiento y el control.
Gestión de políticas de gastos (en el ámbito empresarial): Permite configurar y hacer cumplir las políticas de gastos de la empresa, alertando sobre gastos fuera de norma.
Gestión de presupuestos: Permite establecer y gestionar presupuestos por categorías y realizar un seguimiento del gasto en relación con esos límites.
Análisis e informes
Generación de informes: Generan informes visuales (gráficos, tablas) que resumen los patrones de gasto por categoría, período, proveedor, etc.
Paneles de control (dashboards): Ofrecen una visión general del estado de los gastos, los presupuestos y las tendencias.
Alertas y notificaciones: Envían notificaciones sobre gastos que superan los presupuestos, gastos pendientes de categorizar o aprobar, etc.
Exportación de datos: Permite exportar los datos de gastos en diferentes formatos (CSV, Excel, PDF) para su análisis externo o integración con otros sistemas.
Análisis de tendencias: Ayuda a identificar patrones de gasto a lo largo del tiempo para tomar decisiones financieras más informadas.
Otras funciones (según la aplicación)
Gestión de viajes y dietas (en el ámbito empresarial): Ofrecen la opción de registrar gastos de viaje, calcular dietas y generar informes de gastos de viaje.
Integraciones con software de contabilidad y ERP: Conectan con sistemas contables (como Xero, QuickBooks, SAP) para automatizar la transferencia de datos de gastos.
Soporte multi-divisa: Permiten registrar y gestionar gastos en diferentes monedas.
Colaboración (en el ámbito empresarial): Varios usuarios dentro de una organización pueden registrar y gestionar sus propios gastos dentro de una misma plataforma.
Reembolsos a empleados (en el ámbito empresarial): Facilitan el proceso de solicitud, aprobación y pago de reembolsos a empleados.
El impacto de un software para control de gastos empresariales no está solo en la automatización… sino en el cambio de control que genera.
Una empresa sin sistema suele trabajar “a posteriori”: revisa tickets, corrige errores y detecta problemas cuando el dinero ya ha salido. En cambio, cuando implanta un software de control de gastos, pasa a trabajar en tiempo real.
Tipos de software de control de gastos para empresas (según uso y necesidades)
No todos los negocios necesitan el mismo tipo de herramienta. Elegir el software de control de gastos de empresa adecuado depende del tipo de gasto que quieras controlar, del volumen de operaciones y del nivel de automatización que necesites en tu día a día.
Por eso, es clave entender qué tipos de software para control de gastos empresariales existen y en qué casos encaja mejor cada uno.
Software de control de gastos laborales
El software de control de gastos laborales está diseñado para gestionar los gastos generados por empleados en su actividad diaria: dietas, kilometraje, reembolsos o gastos operativos.
Este tipo de software control de gastos empresa es especialmente útil en organizaciones con equipos en movilidad o con procesos frecuentes de validación de gastos, ya que permite automatizar aprobaciones y mejorar el seguimiento interno optimizando los gastos de personal al máximo.
Software de control de gastos de viaje
El software de control de gastos de viaje se centra en gestionar todos los costes asociados a desplazamientos profesionales: hoteles, vuelos, transporte o dietas.
Este tipo de software para control de gastos empresariales permite automatizar informes, controlar presupuestos por viaje y reducir errores en la justificación de gastos, siendo clave en empresas con alta actividad comercial o internacional.
Software de control de gastos con tarjetas de empresa
El software de control de gastos con tarjetas de empresa permite gestionar pagos en tiempo real mediante tarjetas corporativas, controlando quién gasta, cuánto y en qué momento.
Este tipo de software control de gastos empresa es cada vez más utilizado porque permite establecer límites, automatizar registros y mejorar la trazabilidad del gasto, reduciendo errores y posibles desviaciones.
Software de control de gastos con facturación y contabilidad integrada
El software de control de gastos con facturación y contabilidad integrada va un paso más allá, conectando directamente los gastos con la contabilidad del negocio.
Este tipo de software de contabilidad para gastos empresariales permite automatizar procesos financieros completos, desde la digitalización de facturas hasta la conciliación bancaria, siendo ideal para empresas que buscan una gestión financiera totalmente automatizada.
Ventajas de utilizar una app de control de gastos para la empresa
Agilidad en el control de los gastos. Gracias a las etiquetas y categorías personalizables de gatos, los empleados podrás definir qué tipo de nota están añadiendo, facilitando la supervisión por parte del responsable, que podrá optimizar los presupuestos que se destinan para cada acción y acortar los plazos para el reembolso.
Centralización de todos los tickets y recibos. La aplicación centraliza y digitaliza todas las notas de gastos para tener una visión mucho más clara de en qué tipos de pagos realizan los empleados en el desarrollo de su trabajo y comparar presupuestos.
Transparencia en la gestión de gastos de empresa. Se acabaron los tickets ilegibles, errores en la introducción de datos, pérdidas de justificantes o intentos de fraude, la transparencia en la gestión de gastos aumenta, al mismo tiempo que reduce el tiempo de control invertido.
Ofrece la movilidad que necesita el empleado. Gracias a la aplicación móvil, los trabajadores podrán crear sus notas de gastos en todo momento y con total movilidad, desde el propio restaurante, hotel, aparcamiento, etc. sin preocuparse de perder el recibo o justificante y adaptado a la deducción por movilidad geográfica en la renta.
Qué software de control de gastos elegir en 2026 según tu empresa
Elegir el mejor software de control de gastos empresa depende mucho más de tu realidad que de la herramienta en sí.
Si tu objetivo es llevar un seguimiento claro de los gastos sin complicarte, lo más lógico es optar por soluciones como Pleo o Quipu, que priorizan simplicidad y rapidez de uso. En cambio, si necesitas optimizar la gestión de pagos, controlar facturas y trabajar con más volumen o complejidad, herramientas como Payhawk o Spendesk tienen más sentido.
En empresas donde el gasto está muy ligado a empleados, viajes o dietas, soluciones como Tickelia o Factorial Expenses permiten un control mucho más específico y adaptado a procesos internos.
Preguntas frecuentes sobre software de control de gastos
¿Qué es un software de control de gastos de empresa?
Un software de control de gastos empresa es una herramienta digital que permite registrar, clasificar y analizar los gastos de un negocio. Su objetivo es mejorar la visibilidad financiera, automatizar procesos y reducir errores en la gestión económica diaria.
¿Cuál es el mejor software para control de gastos empresariales?
No existe una única opción válida para todos. Pleo suele ser ideal para pymes por su facilidad de uso, mientras que Payhawk o Spendesk encajan mejor en empresas con mayor volumen o necesidades más complejas de control financiero.
¿Qué funciones debe tener un software de control de gastos?
Un buen software debe incluir registro de gastos, digitalización de tickets, categorización automática, informes y control en tiempo real. En entornos empresariales, también es clave que tenga flujos de aprobación y gestión de reembolsos.
¿Cuánto cuesta un software de control de gastos?
El precio varía según funcionalidades y tamaño de la empresa. Puede ir desde planes gratuitos o 10-20 €/mes en soluciones básicas, hasta herramientas más avanzadas con precios personalizados para empresas grandes.
¿Qué software es mejor para gastos de viaje de empresa?
Para software control de gastos de viaje, Tickelia es una de las opciones más especializadas. Permite gestionar dietas, kilometraje y gastos asociados a desplazamientos con cumplimiento fiscal.
¿Qué software elegir para gestionar las notas de gastos de los empleados en 2026?
Seguramente alguna vez has tenido que gestionar las notas de gastos de la plantilla y sabes que el problema no suele ser guardar un ticket puntual.
Lo complicado viene cuando un compañero pierde un resguardo, otro presenta un gasto fuera de plazo, las dietas de un viaje no encajan con la política de la empresa o el departamento de Finanzas tiene que revisar manualmente ticket por ticket para poder aprobar las devoluciones antes del cierre de mes.
Para muchas empresas, sobre todo las que tienen personal desplazado o un número elevado de empleados, la liquidación de gastos suele ser un verdadero quebradero de cabeza. Por eso, he estado analizando diferentes softwares para gestionar gastos corporativos, dietas y kilometraje. ¡Y no solo eso! Sino que he intentado fijarme en algo mucho más práctico: qué aporta cada uno cuando hay que simplificar de verdad el día a día del equipo y del departamento financiero.
Antes de comparar, ¿qué buscaría yo?
Creo que es fácil caer en mirar únicamente si el software permite “subir una foto de un ticket”.
Personalmente, intentaría ir un poco más allá.
Si tengo que gestionar reembolsos y dietas, me interesa saber cómo encaja esa información con el control horario, las jornadas, los viajes de trabajo, los proyectos y la pre-nómina.
Porque el problema no es únicamente guardar una foto del ticket. Es conseguir que la información no termine repartida entre notas en papel, excels de kilometraje, correos de aprobación y carpetas compartidas.
Y teniendo en cuenta eso, así veo cada alternativa.
Comparativa de alternativas
Track People
De las opciones que he revisado, Track People es una de las opciones que tendría más en cuenta si los gastos son un punto crítico en la operativa diaria, pero también quieres mantener conectados los procesos de RRHH y la jornada laboral.
Personalmente creo que ahí está uno de sus grandes puntos fuertes: los gastos no se gestionan de forma aislada. Su módulo incluye lectura mediante Inteligencia Artificial (IA) para extraer automáticamente datos clave (importe, fecha, proveedor y NIF), reduciendo los errores manuales.
Además, permite clasificar por tipos de gasto (kilometraje, dietas, alojamiento…), configurar flujos de aprobación claros (responsables y finanzas) y agrupar los reembolsos en remesas de pago, todo integrado con la misma app con la que el trabajador ficha o gestiona sus turnos.
Por eso, si quieres agilizar las notas de gasto sin pagar el sobrecoste de una gran suite pesada, sería de las primeras opciones que compararía por aparente calidad y precio.
Sesame HR
Sesame HR también es una alternativa que tendría en cuenta para gestionar gastos, especialmente si el control del tiempo y la movilidad del equipo tienen bastante peso en la empresa.
Permite registrar gastos desde la app móvil, establecer límites por categorías y calcular kilometraje, estando bastante vinculada al registro de jornada y la digitalización operativa.
Por eso la valoraría sólo y cuando la necesidad parte de organizar mejor el tiempo y el día a día de equipos dinámicos en movilidad.
Factorial HR
Con Factorial el planteamiento cambia un poco. La tendría en cuenta para gestionar sólo notas de gasto, pero dentro de una plataforma que abarca muchas otras áreas de Recursos Humanos.
Incluye digitalización mediante OCR, aprobación multinivel, asignación a proyectos y homologación fiscal para la eliminación del papel.
Puede tener sentido si buscas precisamente un ecosistema muy amplio y modular. Personalmente, antes valoraría cuánto voy a utilizar realmente, en especial si el principal objetivo es simplificar el flujo de gastos y su liquidación sin complejidad innecesaria.
Bizneo HR
Bizneo HR también entraría en la comparativa, aunque yo la incluiría si tienes una empresa con estructuras organizativas o políticas corporativas más complejas.
Permite una gran personalización en las reglas de aprobación por departamento o niveles jerárquicos y la auditoría de los costes.
Por eso, si necesitas una configuración muy específica o procesos de validación rígidos, la tendría en el radar. Para un control de gastos y kilometraje más cotidiano, valoraría cuánto de esa capacidad necesito realmente.
TramitApp
Y por último incluiría TramitApp.
Es otra de las opciones que tendría en cuenta si buscas pasar de un seguimiento manual en Excel a una herramienta básica para adjuntar resguardos y coordinar pequeñas notas de gasto asociadas a los empleados.
Personalmente, la añadiría a la comparativa como una alternativa a valorar si el volumen de tickets es muy pequeño y las necesidades de procesamiento o validación no requieren automatizaciones complejas.
En conclusión
Para mí, gestionar los gastos de los empleados no debería convertirse en otro proceso independiente ni en una montaña de papeleo a final de mes.
Si tuviera que organizar la liquidación de dietas y reembolsos, intentaría que la herramienta elegida encaje también con la realidad diaria de los trabajadores y la contabilidad de la empresa.
Por eso, antes de decidir, me haría algunas preguntas como:
¿Cuántas horas pierde el equipo rellenando o revisando tickets manualmente?
¿Necesito lectura por Inteligencia Artificial para agilizar la extracción de datos de las facturas y tickets?
¿Cómo quiero organizar las remesas de pago para el departamento financiero?
¿Busco resolver únicamente el reembolso de tickets o aprovechar para conectar el control horario y la gestión de personas en un solo software?
Y precisamente esta última pregunta puede cambiar bastante la elección.
Espero que esta comparativa os sea de ayuda en dicha elección.
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