Cómo gestionar y optimizar los gastos de personal en tu empresa
Cómo gestionar y optimizar los gastos de personal en tu empresa
Descubre cómo optimizar los gastos de personal en tu empresa, desde notas de gasto hasta kilometrajes, con ejemplos prácticos y una herramienta clave: Qonto, ahora con promociones exclusivas por tiempo limitado.
Los gastos de personal son una de las partidas más importantes en cualquier empresa, y también una de las que más oportunidades ofrece para optimizar sin comprometer la motivación del equipo. En este artículo te explico cómo gestionarlos correctamente desde la contabilidad, qué porcentaje suele ser saludable, cómo controlar las notas de gasto y el pago de kilometraje a empleados, con ejemplos prácticos.
Qué son los gastos de personal y cómo calcularlos
Los gastos de personal son todos aquellos desembolsos que hace la empresa para mantener su plantilla: sueldos, seguridad social, indemnizaciones, dietas, kilometrajes, formación, etc. En contabilidad, se registran en la cuenta 640: Sueldos y Salarios junto con sus correspondientes seguros sociales (642), indemnizaciones (641), y otros. Cómo gestionar los gastos de personal: notas de gasto, porcentaje saludable, ejemplos contables y kilometraje Por ejemplo:
Sueldo mensual bruto de un empleado: 2.000 € → Cuenta 640
Seguridad Social a cargo de la empresa: 600 € → Cuenta 642
Kilometraje reembolsado: 150 € → Cuenta 629 (otros servicios)
El porcentaje de gastos de personal en una empresa varía por sector, pero de media en España suele estar entre el 30% y 50% de la facturación, dependiendo de la intensidad de mano de obra. Un buen objetivo es mantenerlo por debajo del 50%.
Cómo gestionar las notas de gasto eficientemente
Las notas de gasto son los justificantes que presentan los empleados para que la empresa les reembolse gastos por cuenta del trabajo: transporte, dietas, alojamiento, etc. Un error común en pymes es gestionarlas en papel o por correo electrónico, lo que genera errores y pérdidas de tiempo.
Aquí es donde soluciones como Qonto marcan la diferencia: los empleados suben la foto de su ticket directamente desde la app y queda registrado en la contabilidad al momento. Esto evita duplicidades y mejora la trazabilidad.
El pago de kilometraje es un reembolso que compensa al trabajador por usar su propio vehículo para tareas de la empresa. En España, la cifra fiscalmente deducible ronda los 0,19 €/km (consulta cada año la cifra actual).
Ejemplo: Un comercial hace 250 km para visitar clientes → 250 x 0,19 € = 47,50 €
Este importe se paga como gasto de viaje y es deducible para la empresa. Con Qonto puedes registrar estos kilometrajes directamente, con justificantes centralizados por empleado.
Optimiza tus gastos de personal con Qonto (y sus promociones de verano)
Para una gestión eficiente necesitas más que hojas de cálculo. Herramientas digitales como Qonto permiten:
✅ Automatizar las notas de gasto ✅ Integrar pagos y contabilidad ✅ Controlar el presupuesto de cada equipo ✅ Ahorro de tiempo en conciliaciones y reportes
Y este verano, además, Qonto lanza dos promociones irresistibles hasta el 21 de agosto:
Si tienes que mejorar el control de los gastos de personal, aprovecha para empezar con una herramienta que te facilita la vida desde ya y a coste cero o reducido durante un año.
Muy buen artículo sobre la gestión de los gastos de personal, un área fundamental para la salud financiera de cualquier empresa. Es clave llevar un control detallado de todos los conceptos que incluyen sueldos, seguridad social, indemnizaciones y gastos como el kilometraje o las dietas.
Además, la correcta gestión de las notas de gasto evita errores y ahorra mucho tiempo, especialmente cuando se automatizan los procesos y se centraliza la documentación.
En cuanto al porcentaje de gastos de personal, mantenerlo por debajo del 50% de la facturación suele ser un buen objetivo, aunque dependerá siempre del sector y la estructura de la empresa.
¿Alguien tiene experiencia implementando sistemas para optimizar esta gestión? Siempre es interesante conocer diferentes enfoques.
_col.png?1750951426 "Gestión de la tesorería: qué es, cómo controlarla y herramientas clave para empresas")