VeriFactu y software de gestión: ¿realmente hay que cambiarlo todo?

 

VeriFactu no es solo una obligación legal, es un cambio técnico que puede generar más problemas de los que parece si no se aborda bien. 

Muchas empresas están asumiendo que su proveedor de software lo resolverá, pero en la práctica eso suele traducirse en adaptaciones costosas, plazos inciertos o soluciones cerradas difíciles de controlar. 

Lo importante aquí es entender que no siempre es necesario rehacer el sistema de facturación. En muchos casos, las aplicaciones actuales pueden seguir funcionando con cambios mínimos, apoyándose en soluciones externas que gestionan la parte compleja (registro, firma, envío…). 

Esto evita depender completamente del proveedor y, sobre todo, evita tener que tocar sistemas que ya están funcionando correctamente. 

La diferencia entre hacerlo bien o mal puede ser simplemente esa: adaptar con inteligencia o entrar en un proceso de cambios innecesarios, con el coste y riesgo que eso implica. 

Si alguien está en esa fase de decisión, merece la pena analizar bien las opciones antes de aceptar la primera propuesta de adaptación. 

Un saludo.

Coincido en que no siempre hace falta rehacer el sistema entero. Lo que sí es innegociable, elijas el enfoque que elijas, es lo que marca el RD 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024: registro de facturación con huella encadenada (cada factura referencia a la anterior), código QR en la factura y una declaración responsable del fabricante del software conforme al reglamento.

Si tu proveedor "adapta con cambios mínimos" apoyándose en un módulo externo para lo complejo, lo importante no es que te diga "cumplo", sino que te enseñe esa declaración responsable y cómo implementa cada punto concreto.

Tengo el checklist con la base normativa de cada requisito, uno por uno, aquí: https://devenga.es/software-verifactu-requisitos-checklist/

Sumo un matiz a lo que comenta Artvalleys, porque la declaración responsable es necesaria pero no demuestra que el sistema funcione: la firma el propio fabricante. Lo que sí lo demuestra es el acuse de la AEAT de un registro de facturación ya remitido. Si un proveedor asegura que cumple, pedirle ese acuse es la forma más rápida de salir de dudas.

Sobre si hay que cambiarlo todo, la pregunta de fondo es quién asume el riesgo. La Ley General Tributaria (art. 201 bis) sanciona con 50.000 euros por ejercicio tener un sistema de facturación no conforme cuando es obligatorio, y esa sanción recae sobre quien lo usa, no sobre quien lo vende. Por eso conviene comprobarlo antes de dar por buena una adaptación con cambios mínimos.

Un detalle que suele pasarse por alto: un mismo sistema no puede trabajar a la vez en modalidad VERI*FACTU y no VERI*FACTU. Hay que elegir una.

Hemos recopilado las preguntas que conviene hacer a un proveedor antes de firmar, con las respuestas que deberían hacer saltar las alarmas: https://kavenaconsulting.com/blog/que-preguntar-a-un-proveedor-de-software-verifactu-antes-de-firmar-y-que-respues.html

Por transparencia: en Kavena fabricamos software de facturación, así que tomadlo con esa perspectiva.

Unos cuantos datos oficiales para quien esté decidiendo, porque con esto circula mucho "homologado" y "certificado" que no es tal:

- No hay homologación de la AEAT. Sus FAQ lo dicen claro: un programa no necesita ninguna certificación externa ni registro previo. Es una autocertificación del fabricante, con una declaración responsable que va dentro del producto.
- Esa declaración va por versión. Según la AEAT, cada versión, por pequeño que sea el cambio, necesita la suya. Así que al proveedor pídele la de la versión exacta que vas a usar, no una genérica.
- Ojo con lo del acuse: solo existe en la modalidad VERI*FACTU, que es la que envía los registros. Si el programa va en modalidad "no VERI*FACTU", no hay envío ni acuse. Ahí lo que tienes que comprobar es que firme los registros y que pueda exportarlos si Hacienda los pide.
- Cambiar de modalidad no es a la carta: si empiezas a enviar registros a la AEAT, te quedas así al menos hasta final del año natural del primer envío.
- La multa también va contigo. El art. 201 bis de la LGT castiga con 150.000 euros por ejercicio y producto al fabricante que vende programas no conformes, y aparte sanciona al usuario que tenga un sistema sin certificar cuando debería estarlo.
- Fechas vigentes (RDL 15/2025): sociedades antes del 1-1-2027 y el resto antes del 1-7-2027. Quien lleva el SII queda fuera.

Sobre la pregunta del hilo: no siempre hay que cambiarlo todo, pero lo que hagas tiene que acabar en una versión concreta con su declaración responsable. Si el proveedor no te la sabe enseñar, ya tienes la respuesta.