La "novedad" de Hacienda sobre VeriFactu es real, pero hay que leerla bien.
La AEAT ha aclarado que, de momento, no se considera "sistema informático de facturación" a los editores manuales tipo Word o Excel sin capacidades de automatización ni almacenamiento estructurado. O sea: si haces la factura desde cero cada vez "a mano", técnicamente no entras en el supuesto de VeriFactu.
Pero ojo, que esa distinción es un espejismo peligroso por tres razones prácticas:
Si usas Excel con una macro que vuelca datos a tus libros de registro, la AEAT sí lo considera sistema informático. Y muchas pymes que "hacen facturas en Excel" tienen exactamente eso: plantillas con fórmulas, rangos automáticos o exportaciones a contabilidad. En cuanto hayas automatizado cualquier parte del flujo, estás en el radar.
Independientemente de VeriFactu, desde 2026 las facturas deben tener trazabilidad electrónica verificable para ser válidas ante la administración. Una factura hecha en Word o Excel sin sello de tiempo ni hash no es factura electrónica a efectos de la ley. Si tienes que relacionarte con grandes empresas o la administración, excel deja de servir.
El 70% de las pymes que pasan de facturación manual a automatizada dicen que el mayor beneficio no es el cumplimiento, sino dejar de meter la pata con IVAs, IRPFs o numeraciones. Un sistema automatizado no se te olvida de aplicar el impuesto correcto ni de enviar el recordatorio de pago.
La opción sensata (y lo que estamos viendo en el sector):
En lugar de preguntarse ¿cómo lo hago?, lo inteligente es usar una herramienta de facturación certificada (Holded, Quipu, Faconia...) que:
- Genere facturas con numeración correlativa y trazabilidad
- Se adapte a VeriFactu automáticamente (si cambia la norma, el software se actualiza)
- Ahorre 5-10 horas semanales de papeleo
En BigLobster llevamos meses montando flujos de automatización que conectan presupuestos → facturas → CRM → recordatorios de cobro, todo sin que el cliente toque una hoja de cálculo.
El resultado: cumples, ahorras y no te dependes de recordar qué formato tiene tu plantilla de Excel.
Mi consejo: aunque técnicamente puedas seguir con Excel, el salto a un sistema automatizado es lo que te permite olvidarte de Hacienda y centrarte en vender.
