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Desde mi atalaya

Distribución Comercial, Economía e Inversión

El presupuesto base cero

Hace pocos días, mantuve una entrevista con un antiguo compañero de organización. Hacía ya casi 12 años que no nos veíamos,

y hoy representa a una empresa con casi 100 supermercados.

Se quejaba, como casi todo el empresariado del sector, de la escasez de demanda, de la falta de crecimiento de las ventas, y que había que remontarse muchos años atrás, casi a su fundación, para encontrar un año sin crecimiento como en los dos últimos. Sin embargo, me comentaba, mi empresa se ha hecho grande, con grandes departamentos, con directores, con responsables, con … una estructura que era difícil de reducir, que era imposible.

Todo venía a raíz, de que tenía la impresión que sería el primer presupuesto del año que acabaría en pérdidas, y esto no le gustaba en absoluto.

Como es un hombre de números, economista, le recordé el significado del presupuesto base cero.

Le dije: “hay que limpiar la mesa, y empezar desde abajo, hay que inventar de nuevo el negocio”, ya que hoy hay herramientas que serían impensables hace años.

Le comenté: piensa en las variables que te son necesarias para controlar el negocio, créate un buen Tablero de Mando – adaptado a cada nivel de responsabilidad –, y destruye todos los reinos de taifas que han ido creando en cada dirección de negocio sus responsables.

Pero siempre ten en cuenta que “no debes imponer nada”, que tu misión es la de liderar e impulsar el cambio. Debes ser ambicioso en tus planteamiento, en tus objetivos, y que cada responsable analice su departamento, sus funciones, sus tareas, … su nivel de gasto y los rendimientos que aporta.

… y hay que ser muy imaginativo, no hay que cortar la iniciativa a ningún proyecto hasta que sea analizado.

Posiblemente, el análisis de coste-beneficio te hará ver otros caminos, otra estructura de dirección que supondrá un cambio, pero que te hará ganar en eficiencia, en productividad.

En fin, nos despedimos y quedé en que iría a Almuñécar, a mi fuente de información, a mi biblioteca, ya que allí tenía la solución a sus problemas. La solución, creo, que la tendría en el viejo libro del profesor Javier Palom Izquierdo.

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El presupuesto base cero. Objetivo: despilfarro cero.

Éste es el título del magnífico libro que publicó la Asociación para el Progreso de la Dirección ( APD ) en 1.978 del profesor de ESADE Francisco Javier Palom Izquierdo, …“escrito a vuela-pluma, después de un viaje de estudio a los Estados Unidos que me ha permitido profundizar en un tema candente en aquel país, pero cuya oportunidad para el nuestro es realmente fascinante”. ( ISBN – 84 – 7019 – 062 – 8 ).

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Tanto a finales de la década de los ‘70, como en la actualidad, se estaban viviendo períodos de crisis. Crisis agravada en los ‘70 en España además por la convulsa transición política, y hoy de valores, política, de formación,...

Actualmente las empresas vienen advirtiendo que NO HAY CRECIMIENTO en ventas, que el consumo se ha frenado, que cada vez es más difícil que los ingresos crezcan; sin embargo los Gastos crecen inexorablemente, unas veces por inflación de costes unitarios y otras por “puro engorde” de estructuras. Lo que en períodos de bonanza pudo ser permitido, ocultado por el crecimiento de los ingresos, hoy no es posible.

¿ Cómo es posible que haya empresas que no aplican esta disciplina presupuestaria cuando realizan sus presupuestos anuales ?

La verdad, es que en mi cabeza no cabe otra. A  cada área, a cada plan de acción, hay que asignarle los recursos que necesita para su ejecución, siempre que estén bien justificados. Nunca es justificación el volumen de gasto asignado histórico, ni si el volumen asignado en el año anterior se dejó de consumir o no y en éste lo quitamos.

El presupuesto base cero, implica sentido común, ordenación de ideas, priorización de objetivos, evaluación de coste/rendimiento,… y todo bajo la envoltura de una metodología para su válida ejecución. Su metodología de gestión presupuestaria tiene por objetivo asegurar el rendimiento de cada euro gastado en la empresa:

  • Por el lado de los Gastos corrientes, la reducción o la contención de los mismos que supone el análisis del binomio coste/rendimiento.
  • Por el lado de la asignación de Recursos - de Capex –, facilita una correcta asignación en función del binomio coste/rendimiento.

La puesta en marcha de la metodología de implantación del presupuesto base cero no es cuestión de Dptos. aislados, de Control de Gestión, de Financiero, Logística, Operaciones, o de … es imprescindible el liderazgo y el compromiso en su desarrollo de la Alta Dirección, del CEO, de la dirección ejecutiva sin éste apoyo el proceso no será realmente provechoso. Para poner en marcha esta metodología no es suficiente con contratar consultores especializados que expliquen su implementación, hace falta liderazgo, convencimiento de su necesidad y las ventajas que aportará su ejecución ( amplitud de miras antes los cambios que suponga ).

La puesta en funcionamiento del sistema se atendrá a las siguientes etapas:

  1. Definir los Objetivos a conseguir con el P.B.C.
  2. Identificar los Bloques de Decisión
  3. Crear las Hojas de Análisis de los bloques de decisión
  4. Establecer las diferentes alternativas de decisión para cada bloque
  5. Ordenarlas por prioridades, teniendo en cuenta las interrelaciones
  6. Decisión

Bueno, sentadas las bases de P.B.C. lo más conveniente es que cada uno piense si en su empresa se realizan adecuadamente sus presupuestos, y si los mismos aseguran la supervivencia de la empresa a largo plazo.

En otra ocasión comentaremos con mayor detalle el desarrollo del P.B.C.

Os dejo un enlace del GRUPO ODE, la empresa que creó Francisco Javier Palom para el desarrollo del Managenemt http://www.ode.es/

Hasta pronto.

  1. #1

    Mrmzn

    Kokix, dos cosas...

    Si en la función pública se trabajara con presupuestos base cero todos los años, es fácil que se consiguieran reducciones del 25% en los gastos de las administraciones públicas, sino más...

    La segunda... en las empresas cuando las cosas van mal, siempre se tira de las dos mismas recetas, intentar subir ventas como sea aun a costa de tener un margen prácticamente negativo y/o reducir personal... pero muy pocas veces, muy pocas, se plantean sentarse a supervisar las compras de mercaderías de la empresa, los gastos corrientes, ver lo que hay en los almacenes...

    S2

  2. #2

    F.Fernández Reguero

    en respuesta a Mrmzn
    Ver mensaje de Mrmzn

    De acuerdo en todo.

    Fue el Gobernador Jimmy Carter - luego Presidente - quien puso en marcha en un estado el P.B.C. Posteriormente, se adaptaron Leyes para que fuese de obligado cumplimiento en el resto de Estados. Las reducciones de gastos fueron sorprendentes, superiores al 25%.

    Respecto a la segunda cuestión, es así. De hecho lo "sufro en mis carnes"

    Saludos.

  3. #3

    Defraudeitor

    en respuesta a Mrmzn
    Ver mensaje de Mrmzn

    El Presupuesto en Base Cero es como la bestia negra de la que no quieren oir ni hablar tanto políticos como funcionarios, porque significa que habría que justificar para poder seguir realizandolos muchos gastos innecesarios y que la única justificación que tuvieron ya desde su origen era puramente electoral. Una vez metidos inicialmente en un presupuesto público ese tipo de gastos se convierten algo así como en un derecho adquirido para siempre y cuya cuantía debe aumentar cada año. Actualmente, el Presupuesto en base cero es la única forma de reducir el déficit de modo realista y además una medida de higiene de la economía pública imprescindible.
    De lo que no tengo duda es que el PP0 significaría una reducción en los Presupuestos públicos de un % muy superior al 25% y mas cercano al 50%.

  4. #4

    Alejperez

    en respuesta a Defraudeitor
    Ver mensaje de Defraudeitor

    Dicho lo cuál, no votaré a ningún partido que no tenga el PBC en su programa electoral, pues, de no hacerlo, significa que tienen absoluto desprecio por el dinero de mis impuestos, o más bien, "aprecio".

    Gracias por el post y la reseña del libro.

    Saludos

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