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Software de control horario: comparativa 2026, precios y la nueva ley de fichaje digital
El registro de jornada ya es obligatorio (y la Inspección no espera)
Desde el RD-ley 8/2019, toda empresa debe registrar a diario la hora de inicio y fin de jornada de cada trabajador y conservar esos registros 4 años, a disposición de la plantilla, sus representantes e Inspección de Trabajo. Esto ya está vigente.
La parte que mucha gente subestima es que la Inspección ya está apretando con la normativa actual, sin esperar a la nueva. En 2024 levantó 1.869 actas de infracción por registro horario (un 90% más que en 2019) y aproximadamente una de cada cinco empresas inspeccionadas terminó con multa. La infracción grave por no llevar el registro, llevarlo incompleto, no conservarlo 4 años o no poder aportarlo va de 751 a 7.500 €.
Lo que viene: el fichaje digital como única vía válida
A lo largo de 2026 se está tramitando un nuevo Real Decreto que da un giro al sistema. En la práctica:
- Adiós al papel y al Excel como métodos válidos. El registro tendrá que ser digital.
- Sistemas trazables e inmutables: cualquier modificación de un fichaje debe dejar rastro (quién, qué, cuándo y por qué), con sellado temporal.
- Acceso remoto de la Inspección (interoperabilidad con la ITSS): podrán consultar tus registros sin personarse.
- Sanciones más duras: los borradores plantean importes de hasta 10.000 € por trabajador afectado, en lugar de la horquilla actual.
- Biometría restringida: la huella o el reconocimiento facial quedan limitados si existen métodos menos invasivos, en línea con el criterio de la AEPD (tratamiento de alto riesgo).
Estado real a fecha de hoy, para no vender humo: el Consejo de Estado emitió en marzo de 2026 un dictamen crítico (impacto económico en pymes, protección de datos, y dudas sobre tramitarlo como decreto y no como ley). El Gobierno ha dicho que quiere aprobarlo antes del verano, y los borradores manejan plazos de adaptación escalonados tras la publicación en el BOE (en torno a 12 meses para las pequeñas empresas). Es decir: no hay fecha cerrada, pero la dirección es clara y la Inspección ya actúa. Migrar ahora, con la ley vigente, te deja preparado para la nueva sin prisas. Qué debe cumplir tu sistema (checklist práctico)
- 100% digital, con marca de tiempo objetiva.
- Inmutable y con log de auditoría de cualquier cambio.
- Conservación garantizada de 4 años, recuperable.
- Acceso del trabajador a sus propios registros.
- Exportable para Inspección (PDF/CSV) y, a futuro, accesible en remoto.
- Preferiblemente sin biometría, salvo que tengas el RGPD muy bien resuelto.
Comparativa de software (con precios reales) Ordenadas pensando en autónomos y pymes. Aviso útil: mira el coste real con mínimos mensuales incluidos, no el precio de escaparate, porque muchas plataformas cobran a un equipo de 5 casi como a uno de 15.
- Sesame HR — suite de RRHH española, de las mejor valoradas en usabilidad, multidispositivo y con geolocalización. Desde ~4,25 €/usuario/mes, pero suele tener mínimo mensual que encarece a equipos pequeños. Buena si quieres algo más que fichar.
- Factorial — la suite más conocida. Fichaje web/app/tablet/QR e informes legales. Desde ~5 €/empleado/mes. Potente, pero puede quedar sobredimensionada y cara si solo necesitas registro de jornada.
- fichMe — pensada para pymes y autónomos que quieren cumplir sin pagar una suite completa. Desde 7 €/mes hasta 5 empleados (≈1,40 €/empleado), precio cerrado sin mínimos ni sorpresas, sin biometría (PIN, app, web, kiosco, geovallas GPS), informes PDF/Excel listos para inspección y soporte en español. Contra: no integra directamente con nómina ni ERP, solo exporta CSV/Excel. Si necesitas esa integración, mejor una suite.
- Kronjop — desde 2,40 €/usuario/mes, sin mínimos, con asesoramiento legal específico para casos de Inspección. Centrada solo en control horario, muy enfocada a pymes.
- a3 Gestión del tiempo (Wolters Kluwer) — la opción natural si trabajas con asesoría o despacho que ya usa el ecosistema a3, por su integración con nómina y gestión laboral. Precio a consultar. Indicada para empresas de hasta ~200 empleados.
¿Opción gratuita? Jibble o Bixpe tienen plan free, pero revisa bien el encaje con la normativa española y, sobre todo, si el plan gratuito te garantiza la conservación 4 años (en algunos hay que descargar informes periódicamente).
Qué haría yo hoy
Qué haría yo hoy
- Si sigues con Excel o papel, da por hecho que vas a tener que migrar y hazlo con calma ahora, no cuando salga el BOE.
- Elige un sistema digital, trazable y que conserve 4 años. Que sea fácil de usar importa más de lo que parece: si fichar cuesta, la gente se olvida y aparecen las incidencias.
- Evita biometría salvo necesidad real y RGPD resuelto.
- Si llevas varios clientes (gestores), valorad una herramienta que os deje gestionar varias empresas desde un panel.
Encantado de responder dudas concretas en los comentarios, aunque sean sobre la competencia. ¿Qué estáis usando vosotros y qué tal os va con la Inspección?