¿Cuáles son los mejores softwares de RRHH para gestionar la documentación de los empleados?

 “¿Dónde estaba ese documento?” Probablemente sea una de esas preguntas que más veces se repiten cuando contratos, nóminas, justificantes y documentos de empleados empiezan a repartirse entre carpetas, correos y diferentes herramientas. 

Y no es solo una cuestión de encontrar archivos. También está el saber qué documentación tenemos, dónde está guardada y evitar que la gestión documental acabe generando más trabajo del necesario. 

Por eso, si estás buscando una forma de poner un poco de orden, he recopilado algunos de los softwares de RRHH para gestionar documentación que yo tendría en cuenta. 

Track People es una de las opciones que valoraría si, además de organizar la documentación de los empleados, quieres aprovechar para centralizar otras gestiones habituales de RRHH. 

Precisamente ahí veo su principal ventaja: la documentación no se plantea como algo independiente del resto del día a día, sino como una parte más de la gestión de las personas. 

Si ya estás utilizando una herramienta para fichajes, otra para vacaciones y permisos y, además, tienes documentos repartidos entre carpetas y correos, puede tener bastante sentido buscar una alternativa que permita tenerlo todo más conectado. 

Por eso, si el objetivo es digitalizar la documentación pero también simplificar la gestión diaria de RRHH, Track People sería una de las opciones que tendría en cuenta. 

Factorial es otra de las alternativas que seguramente aparezca cuando empiezas a buscar software de Recursos Humanos. 

Su planteamiento es el de una suite amplia desde la que centralizar distintos procesos relacionados con la gestión de empleados, entre ellos la documentación. 

Puede ser una opción interesante si buscas precisamente ese tipo de plataforma global. 

Aquí , yo miraría especialmente qué funcionalidades necesita realmente la empresa y cuáles va a utilizar en su día a día. 

Sesame HR es otra alternativa a considerar si estás buscando digitalizar diferentes procesos relacionados con empleados. 

Es una plataforma que yo compararía especialmente si, además de la documentación, quieres organizar otras áreas relacionadas con la gestión del tiempo y el día a día del equipo. 

Como siempre, la clave estaría en valorar qué peso tiene realmente la documentación dentro de lo que buscas digitalizar y cómo quieres conectarla con el resto de procesos. 

Bizneo HR también entra en la comparativa por su planteamiento como suite de Recursos Humanos. 

En este caso, su propuesta va más allá de la gestión cotidiana e incorpora diferentes áreas vinculadas a RRHH. Por eso, puede tener sentido para empresas que estén buscando una solución más amplia y modular. 

Si tu necesidad parte principalmente de poner orden en la documentación, yo compararía hasta qué punto necesitas esa amplitud y qué funcionalidades vas a utilizar realmente. 

TramitApp sería otra de las opciones que incluiría en la búsqueda. 

Aquí aplicaría prácticamente el mismo criterio: no me fijaría únicamente en si permite digitalizar documentos, sino en qué otros procesos quieres tener conectados y cómo encaja la herramienta con la forma de trabajar de tu equipo. 

Porque, al final, digitalizar documentación no debería significar simplemente cambiar una carpeta física por una digital. 

 

Para mí, este es el punto importante de la comparativa. 

Si únicamente necesitas un lugar donde almacenar archivos, hay muchas formas de hacerlo. Pero cuando hablamos de gestión documental en RRHH, normalmente buscamos ir un paso más allá: tener la información de los empleados organizada y evitar que cada gestión termine en una herramienta diferente. 

Y aquí es donde yo compararía las distintas soluciones en función de una pregunta muy sencilla: 

¿Quieres solucionar únicamente la documentación o aprovechar para ordenar también otros procesos de RRHH? 

Si estás en ese segundo punto, Track People me parece especialmente interesante por su enfoque hacia la gestión diaria, mientras que alternativas como Factorial o Bizneo HR pueden tener sentido si buscas una suite más amplia. 

Al final, igual que ocurre con vacaciones y permisos, no creo que se trate de elegir el software con más funcionalidades, sino el que consiga que encontrar, gestionar y organizar la información de tus empleados sea mucho más sencillo.