“Estrategias para reducir el gasto de la empresa”
¿Cuántas veces pensamos que para reducir el gasto de la empresa debemos de despedir al personal más nuevo, el más caro o el que causa menor impacto en la operación de la misma?, la realidad es que existen otras maneras más eficientes de reducir el gasto sin afectar los recursos humanos, si bien pareciera que irnos por el lado del recurso humano es el camino más fácil, también es uno de los que más afecta a la operación de la empresa, ya que no solo representa el costo de despedir al personal, sino el costo de hacer el mismo trabajo con menos gente, suele ser subjetivo, si bien es ideal, la realidad es que es difícil que con menos gente la empresa sea igual o más eficiente, a veces resulta imposible, al final de cuentas el resultado suele ser que la empresa sufre una disminución en su capacidad de producir, operar, vender, administrar o atender al cliente, y cuando eventualmente se decide sustituir a las personas despedidas por otras que tengan menos experiencia o tal vez sin experiencia, con tal de pagar menos, el costo del aprendizaje suele ser alto y de largo plazo.
Pero, ¿Qué otras opciones tenemos?, en realidad depende de la necesidad de cada empresa, sin embargo existen otras opciones para disminuir el gasto, si bien la nómina suele ser sin duda uno de los gastos más fuertes de las empresas, también el gasto de telecomunicaciones suele ser uno de los 5 principales gastos, pero que podemos hacer en telecomunicaciones, son necesarias, no podemos operar sin comunicarnos con nuestros clientes y proveedores.
Normalmente las empresas le piden a su área de Sistemas y Tecnologías de la Información que hablen con los proveedores de telecomunicaciones y reduzcan el monto de dicho gasto, esperamos que ellos lo resuelvan, y claro le llaman al menos a 3 carriers y les dicen que reduzcan el gasto, el primer obstáculo es que tenemos contrato vigente por los servicios contratados hace un 1 año y todavía queda 1 o 2 años más de contrato y para muchos aquí se acabó el mundo porque no hay nada que hacer hasta que se venza el plazo de dichos contratos, lo cual no necesariamente es así, además esperamos que los expertos en tecnologías sean también expertos en negociación y sino pues involucramos al departamento de compras para que ayuden a negociar con los carriers.
Cuando tenemos la “suerte” de que nuestros contratos están vencidos o a punto de vencer, entonces nos atrevemos a pedirles a los carriers que concursen, solo si estamos dispuestos a cambiar de proveedor, y entonces un carrier nos ofrece un fabulo 10% de descuento, el otro un 12% y el gran ganador el 15%, entonces rápidamente firmamos otra vez un contrato a 24 o 36 meses ya que es la condición del carrier para obtener tan brillante descuento.
La realidad es que nunca nos ponemos a pensar en que al pedirle al carrier que me haga una oferta más económica estamos “atentando” contra los propios intereses del carrier, en otras palabras le estoy pidiendo que gane menor dinero conmigo y por tanto que el vendedor gane menos comisión, lo que acaba sucediendo es que el carrier realiza el menor esfuerzo posible, que sea lo suficientemente “razonable” para que el cliente vuelva a tragar el anzuelo y firmar por los próximos 2 o 3 años, pero nunca es en realidad la mejor oferta del carrier, de modo que nos quedamos contentos con ese ahorro bajo la premisa de “lo que sea es bueno”, cuando en realidad podemos conseguir no solo ahorros mucho más significativos de entre el 25% y el 40% y además valores agregados importantes como más minutos en red o ancho de banda.
Si a esto le añadimos que en las empresas suele haber una deficiente administración del gasto de telecomunicaciones, esto es debido entre otras cosas a que hay un descontrol por el rápido crecimiento de las tecnologías, especialmente con el boom de los smartphones, tenemos entonces anchos de banda mayores a los que realmente se necesitan, líneas telefónicas subutilizadas o sin uso que se siguen pagando, paquetes de planes contratados desperdiciados, y una larga lista de etcéteras.
Pocas son las organizaciones que cuentan con los 3 elementos claves para una eficiente administración del gasto de telecomunicaciones: Recursos Humanos entrenados, Herramientas adecuadas para administrar el gasto de telecomunicaciones y procesos eficientes. Otro punto a considerar es si en realidad debemos tener el control de la administración repartido entre el área de Tecnologías de Información (Sistemas), Compras, Finanzas y Recursos Humanos, todos ellos acaban “echándose la bolita” porque cada vez es más complejo administrarlo y comúnmente se procede a pagar la factura sin saber realmente si dicho gasto mensual esta correcto o no, a lo mucho nos contentamos con repartir manualmente en una hoja de Excel el gasto por usuario y centro de costo, la realidad es que quita mucho tiempo y nadie quiere “entrarle al toro”.
Entonces ¿Qué hacer?, el primer punto a considerar el decidir si queremos que una empresa externa nos asesore en el manejo de las mejores prácticas de TEM (Telecom Expense Management), esto nos daría la ventaja de que todas las personas de las distintas áreas de la empresa que están involucradas en la administración del gasto de telecomunicaciones tendrán más tiempo para realizar sus labores principales para las que fueron contratadas y por tanto serán más productivas para la empresa. Por otro lado, si la cultura organizacional de la empresa no es de las que contratar proveedores externos entonces podemos contratar al experto que entrene a 1 sola persona que sea el especialista y responsable dentro de la organización para que lleve el control de dicho gasto.
El ahorro en el gasto de telecomunicaciones puede representar un ahorro importante para las organizaciones, aunque también puede resultar insuficiente para los casos de reestructuración importantes, parta ello hay que voltear a ver otro tipo de iniciativas además de las de telecomunicaciones como las de energía o las fiscales.
Este tema da para escribir mucho más, lo cual haré en otros blogs, por lo pronto la intención es que busquemos alternativas que reduzcan la necesidad de despedir al personal, que como ya lo mencionábamos no solo afecta a la propia empresa, también a la sociedad ya que al haber mayor desempleo disminuye el consumo y por tanto la economía se contrae y nuestras ventas también se ven afectadas.
El ahorro en el gasto de telecomunicaciones no es solo un tema de obtener buenas tarifas con los proveedores, sino de saber llevar una buena administración del gasto partiendo de la base de tener un inventario actualizado, de aplicar políticas y procesos eficientes para la contratación y cancelación de servicios, para el manejo de los contratos, de la seguridad de la información, de las aplicaciones que se desarrollar para los smartphones, del uso eficiente de anchos de banda, de tener herramientas adecuadas para medir y controlar el gasto mensual, etc. Hay mucho por hacer en este tema, empecemos por hacer un diagnóstico para detectar las áreas de oportunidad y a partir de ahí generar los cambios que vayan orientados hacia las mejores prácticas de administración del gasto de telecomunicaciones a nivel internacional, el primer paso esta dado.