Trucos para una buena planificación financiera: "Just in time"

Trucos para una buena planificación financiera - truco 3 – “Just in time”

La teoría económica del “Just in time”, es un sistema que parte de la base de que el stock inmoviliza excesivos recursos (demasiado dinero en el almacén), no pretendo desarrollar la teoría porque aparte de tedioso, quien quiera estudiarlo a fondo en “San Google” o en cualquier libro de economía aparecerá, de hecho incluso en las pruebas de acceso a módulos profesionales de grado superior uno de los temarios de la asignatura de economía se hace mención de ello, con lo cual hay que pesar que nuestros educadores y la política educativa lo considera un tema básico en cualquier negocio, y de hecho lo es, pero si somos una pyme tirando a la “p”, un autónomo o una pequeña SL de dos socios de 5 empleados, carecemos de la capacidad de exigencia hacia nuestros proveedores como será por el ejemplo el caso de las fabricantes de automóviles, que esto lo usan de una forma  tal vez exagerada, invitando (y casi obligado) a sus proveedores de componentes a instalarse en polígonos industriales cercanos a la planta para conseguir que los componentes les sean entregados de manera inmediata en el momento de ser solicitados, y traspasando el problema del stock a los proveedores, corriendo estos y no la fabricante con su almacenamiento y el consumo de recursos inmovilizados en un “jodido” almacén que aparte de que el espacio ocupado vale dinero de alquiler o de amortización contable si es de propiedad. Bien difícilmente un autónomo  o una pequeña empresa se puede aplicar la teoría del stock cero, porque se pasará el día compras de un proveedor a otro en lugar de producir para su negocio, con ello a veces uno debe tomarse una mañanita al mes para mirar con detalle que tiene en las estanterías, reflexionar que artículos o componentes son necesarios tener a mano en cualquier momento por su elevada rotación, y cuáles no es necesario tenerlos en el almacén o tener muy pocos porque son elementos de poca utilización o de una muy concreta.

Intentar huir de las ofertas de si compras 3 palets enteros te hago un descuento del 2% y como esto dentro de unos meses aumentará su precio te llevas un buen ahorro, primero porque si estos tres palets es lo que se consume en un año, el 2% se convierte en una “mie… colgada de un palo”, la póliza de crédito que tenemos en el banco o el descontar papel se come el 2% en 90 días, esto si tenemos un buen precio por la financiación, y en estos momentos aparte de los energéticos los precios están muy “estables” porque las empresas aguantan los precios de venta todo lo que pueden y más.

Recordemos que el stock nos inmoviliza recursos que nos son necesarios para otras cosas, pero no perdamos el norte ya que a no ser que seamos una empresa muy grande y estructurada no es posible trabajar con stock cero.

Si somos un comercio debemos tener llenas las estanterías, si la cosa está pobre perderemos clientes y ventas, en este caso hagamos un estudio de qué productos tienen más rotación, vigilemos las caducidades, no tengamos demasiados artículos que no tienen salida, en definitiva tengamos el stock justo y necesario, sin ser “rácanos” en exceso, dediquemos una mañana al mes a nuestros almacenes o tiendas y observemos que es prescindible y que hay que potenciar, hablemos con nuestros clientes y obtengamos información de sus comportamientos como compradores, esto lo hacen las grandes empresas, pues si somos pequeños hagámoslo nosotros también, aunque sea a menor escala.

Por último atención a las compras por las que nos regalan un viaje a no sé donde, nadie regala nada, hagamos números con los precios y volúmenes de compra que nos suponen para su obtención y veremos que lo estamos pagando. Es que ….. me hace ilusión ir a Praga con los de mi ramo (o gremio) entonces si esto, no hablamos de los mismo, estaremos hablando de ocio (que también nos toca) no hablamos de mejorar el dinero que tenemos “cautivo” en el almacén.

Perdón el titulo es erroneo, el correcto es
Trucos para una buena planificación financiera - truco 3 – “Just in time”

Los stocks, las compras, los almacenes, la logística... esos grandes olvidados...

Siempre que una empresa empieza a tener problemas, suele tirar por las mismas 2 vías, aumentar las ventas y/o despedir personal... mientras tanto se han ido olvidando de la hemorragia que supone comprar mal, una hemorragia que llena los almacenes de "muertos", que así es como llamamos los Jefes de Compras a esos artículos o materias primas que llevan más de 365 días en el almacen...

El tema de las compras, stocks y demás da para varios posts o artículos de blog, pero a grandes rasgos añadiría lo siguiente a lo que has dicho...

- Si nuestra empresa es pequeña, la decisión de comprar la hemos de tomar nosotros si somos los propietarios, si es más grande y ya tiene a un Jefe de Compras, que sea él quien compre que para eso le pagamos
- Siempre compraremos en base a datos históricos de consumo de materiales, teniendo en cuenta la estacionalidad, es decir, los meses de baja demanda como agosto por ejemplo... nunca compraremos en base a "sensaciones" tipo, "yo creo que esto se va a vender bien", o "me suena que esto la gente lo pide"
- Realizar un ABC de productos a comprar y de proveedores, así sabremos a qué productos dedicar nuestros esfuerzos, y a qué proveedores prestarles más atención... (Esto también lo deberían saber los comerciales para dedicar sus esfuerzos a aquello que es lo que más vendemos, que algunos parece que no lo saben)
- De aquellos productos más vendidos o materias primas más utilizadas, tener siempre alternativas con otros proveedores, no deberemos trabajar con un único producto/proveedor
- De aquellos productos A (los más vendidos), si se puede, lo ideal es tener 3 proveedores, de los productos B (de los que se venden de vez en cuando) con 2 proveeedores vamos sobrados, de los productos C (los que apenas se venden), con un único proveedor vamos bien
- De los productos más vendidos, tipo A, un buen reparto de las compras podría ser el siguiente, un 60% al proveedor X, que será nuestro referente en ese producto, que además deberá saberlo para que sepa claramente que le vamos a "exigir" las mejores condiciones... un 30% para el proveedor Y, que será nuestra alternativa al anterior, nos servirá de presión para que el proveedor principal no se "duerma" en los laureles... un 10% para el proveedor Z, parece poco, pero al tratarse de productos con muchas ventas, ese 10% significará mucho para él, habrá entrado a trabajar con nosotros y eso hará que se esfuerze más por conseguir más ventas...
- Este reparto 60-30-10 lo iremos ajustando en función de como vayan funcionando los proveedores durante el año
- Nunca, nunca, nunca compraremos a un proveedor porque mi amigo "Pepe" es el dueño y me hará buen precio... por mucho que sea tu amigo, busca, compara y comprale si realmente sus condiciones están en el mercado... no os podeís imaginar la de dinero que se les regala a los amigos...
- Si tenemos 2 almacenes y necesitamos un 3º, darnos la vuelta por los 2 que tenemos a ver que podemos regalar, tirar, mal vender... los muertos de almacen cuestan mucho dinero a la empresa, y son más rentables como perdidas contables que ocupando sitio en un almacen... dado que más adelante acabaran igualmente como perdidas, pero habremos perdido tiempo, espacio y dinero en almacenes...
- Un almacen cuesta dinero, muchas veces nos olvidamos de ello... los costes logísticos y de almacenamiento de un artículo que media rotación son 5 veces superiores a un artículo de alta rotación, los de baja rotacón son cerca de 20 veces más caros...
- Si queréis negociar con un proveedor, pensar que tenéis que ganar los dos... prometer y no cumplir sólo hará perder su confianza... hay que ser francos y realistas, sí lo somos podremos trabajar muy bien con ellos...
- No cerreis todas las condiciones del trato con el proveedor en la misma reunión... a mí particularmente me gusta cerrar el precio y finiquitar la reunión... una vez firmado el precio, en posteriores reuniones ya hablamos de formas de pago, condiciones de entrega y demás...
- Trabajar codo con codo con el financiero de vuestra empresa y que él también cumpla con su parte del trabajo... he trabajado en sitios donde me decían que enviaban los pagarés a 30 días fecha factura como muy tarde, y luego me encontraba que tardaban casi 60 días con el consiguiente mosqueo del proveedor...

(...)

Lo dicho, daría para un post más largo, pero bueno, espero que sean útiles estos consejillos...

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PD Si alguien no sabe lo que es un ABC de productos, clientes, proveedores, etc... que lo pregunte y lo explicaré en otro post

Solo un apunte Sergio sobre tu brillante exposición con la que coincido plenamente, aún cuando no soy el comprador de la empresa ni el de ventas (bueno en unas pyme tirando más a la p que a la m, haces un podo de todo), a mi si que me joroba una cosa es el tema de negociar las formas de pago más tarde, vamos más tarde si de acuerdo, pero nunca cuando ya te han entregado el género y luego vas y les atornillas con el pago. Yo recuerdo a una empresa que en mi opinión era para matarlos, una vez negociado todo, te salían con hacerse el “ronso” para mandar el pagaré, tenias que llamar a ver donde estaba, y no hacían nada, llamabas a la semana y lo confeccionaban, pero el que tenia los poderes no estaba, al final sabias que estaba firmado y te lo mandarían, pero lo que hacían era poner en un sobre, a correos ya irían más tarde, al final te acaba llegando a tu poder vencido de 3 ó 4 semanas, con lo cual si habías pactado 90 días con suerte lo recibías al 125, y como no llamases no llegaría nunca, y lo curioso es que no era por falta de dinero, si tardaban en pagar menos intereses de póliza de crédito o mas colocación de puntas de tesorería. Cambiaron el financiero por jubilación del anterior que era un contable a la vieja usanza, lo primero que hizo fue poner seriedad en esto, el problema es que el “cabroncete” aprieta mucho más que el anterior, el trato es el trato, tiene palabra pero joder para conseguirlo.

Sá que no te refieres precisamente a esto.

W.Petersen, cierto... cuando hablo de negociar el precio y luego el resto más adelante, me refiero a reuniones distinas pero siempre ANTES del primer pedido... pedido que NUNCA debería de hacerse antes de algo que se me había olvidado poner y que también va muy bien, que es firmar con el comercial o gerente del proveedor un documento o contrato donde se especifiquen:

- Precio y/o descuentos
- Forma de Pago y días de pago
- Condiciones de Entrega (Transporte)
- Plazos de Entrega
- Embalajes (si los hubiera)
- Condiciones para productos en exposición, cabeceras de lineal, etc...
- Política de devoluciones

E incluso, dependiendo del volumen de la empresa y del contrato de compra-venta, condiciones particulares como indemnizaciones si no hay entrega del material...

Seguro que me dejo algo, pero a bote pronto...

Eso sí, insisto, nunca se firmará el primer pedido con un nuevo proveedor si no se han firmado las condiciones...

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Por cierto, he encontrado en la wiki el "Análisis ABC", os dejo el link, por si alguna le interesa...

http://es.wikipedia.org/wiki/Analisis_ABC

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Como todos sabemos los clientes nunca llegan de forma uniforme a comprar cantidades uniformes. Esa es la razón para tener inventarios, para poder satisfacer a los clientes a pesar de esas variaciones.

Las variaciones pueden ser estacionales o pueden ser relativamente aleatorias. Bajo el supuesto de que la demanda de productos sea una variable independiente, podrías usar distribuciones de probabilidad, primero tomando una premuestra y calculando un tamaño de muestra, y con la muestra le haces un análisis de bondad de ajuste para ver si se ajusta a la distribución seleccionada.

De esta manera, con la curva de distribución de probabilidad puedes estimar la probabilidad de que te vayan a llegar pedidos hasta cierta cantidad. Y podrás estimar niveles de inventarios.

Cabe destacar que la estadística mide tendencias, de modo que si hay algo que te cambia la tendencia, entonces los datos de la tendencia anterior no te sirven.

Para muestreo te recomiendo leer el libro "Elementos de muestreo" de Mendenhall. Puedes buscar en Google acerca de "bondad de ajuste" y con suerte podrías encontrar algun tutorial que no sea demasiado críptico y para personas normales.

Este parece decente, pero no parece explicar demasiado
http://www.ocw.espol.edu.ec/instituto-de-ciencias-matematicas/estadistica/1207/53686/PRUEBAS_DE_BONDAD_DE_AJUSTE.doc

Este otro es más amplio, pero más estadistico.
http://www.monografias.com/trabajos15/estadistica-apoyo/estadistica-apoyo.shtml

Tambien esta este
http://www.itch.edu.mx/academic/industrial/estadistica1/cap04b.html

La prueba de bondad de ajuste te dice que los datos se ajustan a una distribucion de probabilidad dada. Si la prueba te da que se rechaza, es que no se ajusta.

Cierto Comstar, lo lógico es usar probabilidades para cálcular las evoluciones futuras de la demanda, pero operatorias como estas o como las de minimos cuadrados ordinarios se escapan de las manos de muchos responsables de pequeñas empresas, quienes la poca estadística que conocen son las medias, e intentar que trabajen con probabilidades se les hace harto dificil... es por ello, que pese a reconocer que lo que tu has comentado es lo más logico, con el uso de medias por lo menos podremos comprar con algo más de lógica (para los que no dominen las probabilidades), y evitarnos una gran parte de errores cometidos por comprar "a voleo" o el típico "a mi me suena que esto se vende bien" ...

Una referencia muy básica pero efectiva en pequeñas empresas la podemos ver en este artículo de la wikipedia: Gestión de stocks

http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_de_stocks

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