¿Consigues estar al día con tus tareas pendientes, correos y suscripciones a blogs y noticias? Yo no. Necesito una estrategia de supervivencia para conseguir paz mental y acabar el día a gusto conmigo mismo. Llevo tiempo luchando para mejorar mi productividad digital, mi “bit literacy” como la llama Mark Hurst. En este mensaje explico mis avances y mis asignaturas pendientes para ver si me ayuda a disciplinarme más (escribir es una forma de aclararse las ideas uno mismo) y sirve de ayuda a otras personas con la misma situación de ahogo digital.
Me estoy ahogando en este océano de bits
Ya he comentado anteriormente sobre la ansiedad que provoca la infoxicación y creo que es un problema cada vez más generalizado para todos los que pasamos muchas horas delante de un ordenador. Cada vez tenemos mas bits que exigen nuestra atención: e-mails, webs, suscripciones RSS, mensajería instantánea, vídeos, música. Todas esas corrientes de bits nos interrumpen continuamente, nos seducen y nos enganchan porque hacen referencia a relaciones – alguien o algo nos llama la atención. Los bits son más inmediatos, mas personales y mucho más abundantes que otros tipos de información. Por ello nuestras emociones se dividen entre acabar saturados de sus demandas de tiempo y sentirte conectado con el mundo cuando consigues gestionar con éxito ese torrente de bits.
Un excelente artículo del New York Times describía perfectamente los retos a los que se enfrentan los trabajadores del conocimiento. La multitarea (responder e-mails, leer una página web, trabajar en una hoja de calculo, tener un procesador de textos abierto, etc.) y las constantes interrupciones (teléfono, reuniones) son la norma de la oficina moderna. Como dice el artículo, “en la oficina moderna todos somos pilotos de combate” atendiendo múltiples tareas al mismo tiempo. Algunas de esas interrupciones son creativas y sirven para mejorar nuestra productividad. Otras muchas no.
Creo que el instinto de posesión de la información que nos llega es el que nos ahoga. Debemos pasar de considerarla como algo escaso y que hay que guardar a considerarla como algo que podemos recuperar cuando nos haga falta. Antes imprimía muchos textos para guardar lo que me interesaba. Ahora lo busco en Google o lo guardo como favorito en Del.icio.us. Como dice Hurst: “Let the bits go”. Deja que los bits se vayan, no te los apropies. Es la única forma de conseguir claridad de pensamiento y paz mental en medio de la jungla digital que nos rodea.
La tecnología nos puede ayudar... en parte
Algunas soluciones técnicas pueden mejorar nuestra productividad en un entorno multitarea. Lo que he probado que funciona:
- Utiliza una pantalla más grande. Permite completar tareas mas rápidamente al tener una mayor área de visualización. El único problema que encuentro a las pantallas con mayor tamaño (por ejemplo, en mi iMac de 20 pulgadas) es que la elevada resolución (1.680 por 1.050 píxeles) hace difícil la lectura de muchas páginas webs con fuentes pequeñas. Tengo que estar dándole siempre a aumentar tamaño del texto para leerlo en el Firefox. Pero, aparte de eso, es indudable que una pantalla que te permite tener dos documentos abiertos uno al lado de otro te da mucha mas productividad que una pantalla pequeña. Vale la pena pagar más por una pantalla de 20 o más pulgadas.
- Usa software que te haga la vida más fácil. Pocos fabricantes de software están realmente motivados para simplificarte la vida. Lo que quieren vender es más funcionalidades, que la mayoría de usuarios no usa nunca. Sólo pocas empresas que conozco (Apple, 37signals, Good Experience) intentan simplificarte la vida con su software.
Por ejemplo, el sistema operativo Mac OSX te ofrece funcionalidades como pulsar una tecla y que se ordenen en una sola vista todas las pantallas que tienes abiertas, un buscador de todo el disco duro realmente rápido y potente, o el Dashboard que te permite abrir o cerrar multitud de pequeños programas (widgets) con una sola tecla.
Lo que la tecnología no hará por ti: Una estrategia de supervivencia
Mi estrategia actual pasa por dos principios básicos:
- Decir NO con más frecuencia a las demandas de tu atención y tiempo. Hay que acabar con esa cultura prevaleciente en la que parece que hay que estar siempre disponible para contestar un email en pocos minutos. Es como la dependencia que nos crea el móvil: parece que tenemos que estar disponibles a cualquier hora. No hay nada peor que estar comiendo o echando una siestecita y que te interrumpa una llamada. Si es importante que dejen mensaje en el buzón de voz y ya devolverás la llamada.
- Pon tu ordenador a tu servicio, que no te esclavice con sus demandas. Esto implica eliminar los pitidos para avisar de nuevos e-mail, eliminar la mensajería instantánea y todas las imposiciones de información que te distraen de lo que estás haciendo.
Los tres pasos que intento seguir diariamente para aumentar mi productividad son:
a) Actuar con decisión sobre los e-mails entrantes
Hay que empezar por las opciones de configuración del correo electrónico. Lo mejor para tu productividad es ponerlo para que sólo descargue nuevos mails de forma manual, cuando tú quieras. Otra opción es hacer que se descarguen automáticamente pero con un intervalo amplio de tiempo (mínimo una hora). Si lo configuras para que se descarguen con más frecuencia ya estás atrapado para estar revisándolo continuamente.
Cuando entras a ver los e-mails entrantes hay que actuar inmediatamente sobre cada uno de ellos para quedarte con la bandeja de entrada a cero. Se borra o responde inmediatamente a todos aquellos que permitan una rápida respuesta (menos de 3 minutos). Los demás se archivan, si no te exigen ninguna acción, o se llevan a una carpeta de acciones pendientes. Actualmente tengo tres, siguiendo las recomendaciones de David Allen:
- Actuar: lo que exige una acción por mi parte. Suele recogerse también en la lista de tareas pendientes.
- Esperando: Una acción que depende de otros pero hay que estar pendiente.
- Potencial: Información que contiene ideas interesantes con potencial de desarrollo pero que no exigen acción inmediata.
La clave es revisar y depurar estas carpetas al menos una vez a la semana (una de mis asignaturas pendientes).
Muy importante: es fundamental desviar todas las suscripciones a boletines de noticias y alertas hacia una cuenta de correo secundaria (en mi caso utilizo una cuenta de Gmail).
b) Priorización y realización de las tareas pendientes
Una vez revisado el correo, hay que ver todas las tareas pendientes para ese día y establecer prioridades. Actualmente uso Basecamp (en su modalidad básica gratuita) para gestionar esas tareas. Una cosa que echo a faltar es la posibilidad de trasladar tareas a un día posterior. Un programa que ofrece esta opción es el Gootodo de Hurst. Hasta ahora no lo he probado porque tiene un pequeño coste ($3 al mes) pero ofrece un mes de prueba gratis y si realmente mejora mi productividad igual me cambio.
Cuando se empieza a trabajar en una tarea específica, por ejemplo redactar un documento, es fundamental minimizar las interrupciones. Por eso ahora están apareciendo procesadores de texto que ocupan toda la pantalla para no distraerte: el WriteRoom para Mac o DarkRoom, su clon para Windows.
c) Cuando hay tiempo: Visitar webs y leer suscripciones
Tras atacar las principales tareas o cuando estás ya saturado de hacer lo mismo es el momento de leer nuestras webs favoritas y suscripciones. Si empiezas el día por ahí te puedes pasar media mañana procrastinando y sin haber hecho ninguna de las tareas pendientes para ese día. Es peligrosísimo para tu productividad y luego te quedas con muy mal sabor de boca. Lo digo por experiencia, mucha experiencia...
Revisar las novedades de los boletines y suscripciones a blogs me recarga las pilas. Sin embargo, aún no consigo leer todos los mensajes nuevos de los blogs a los que estoy suscrito en el mismo día, lo que me crea bastante agobio. Aparte de ir eliminando algunas suscripciones creo que acabaré adoptando la solución final: darle a la opción de “marcar todos como leídos”. Es lo que recomienda una persona que ha conseguido trabajar solo cuatro días a la semana y dice que tiene la misma productividad pero con más paz, mas tiempo para pensar y más tiempo para disfrutar la vida. ¡Qué envidia!
