Money Manager es una aplicación de contabilidad doméstica de libre uso cuya página oficial es la siguiente:
http://www.codelathe.com/mmex/
Existen versiones de la aplicación para distintos sistemas operativos y pueden descargarse de la siguiente dirección:
http://www.codelathe.com/mmex/mmex_download.php
La descarga de la última versión (0.9.5.1) para Windows 2000/XP/Vista con instalador es la siguiente:
http://www.codelathe.com/mmex/installer/windows/mmex_win_0_9_5_1u.exe
Existen versiones para Windows, Linux y MacOS, además de una versión basada en el navegador.
Nos centramos en la versión para Windows (yo tengo instalada la de Ubuntu y va muy bien)
Una vez descargada e instalada, la primera vez que se ejecute solicitará que se seleccione el idioma en el que se desea utilizar. Está disponible el español (spanish). Desgraciadamente, la documentación está en Inglés.
Visión global de la aplicación.
La aplicación permite la creación y mantenimiento de varias contabilidades domésticas, cada una de ellas se almacenará en un único archivo con extensión mmb que puede ser utilizado indistintamente por todas las versiones del programa (al menos yo los he usado en las versiones de Windows y linux sin problemas). Existe la posibilidad de que el programa haga una copia de seguridad automática al abrir la aplicación como iremos viendo.
Hay que tener en cuenta que hay algunas partes del programa que no están traducidas, una de ellas, la ayuda.
Preparando la aplicación.
Existen 3 tablas que habrá que adaptar a nuestras necesidades antes de empezar a trabajar con la aplicación. Realmente no es necesario definir exactamente cómo van a quedar porque la aplicación permite ir modelándolas conforme trabajemos con ellas, pero al menos sí que es recomendable tener un boceto inicial.
En todas ellas, la aplicación nos permitirá eliminar, añadir y modificar elementos conforme se va haciendo uso de ellas.
- Las Categorías indican de donde viene y a donde va el dinero (Ingresos, gastos, facturas,...). Esta tabla contiene pares de Categoría y subcategoría para organizar dichos conceptos. Por defecto trae una definición en inglés que se puede tomar como punto de partidapara crear la propia.
- Los beneficiarios nos permitirán llevar un control de a quienes va el dinero.
- Las monedas permitirán llevar un mantenimiento multidivisas si es necesario. Incluso permite la opción de actualizar el cambio de divisas (no lo he probado).
Creación de las cuentas.
La aplicación permite la creación de dos tipos de cuentas: Bancarias y de inversión.
Las cuentas bancarias serán cuentas transaccionales en las que podremos hacer 3 operaciones: Ingresos, gastos y transferencias a otras cuentas. En este tipo de cuentas se pueden definir las libretas de ahorros, cuentas corrientes, caja e incluso las cuentas de tarjetas de crédito.
Las cuentas de inversión podrán almacenar acciones de bolsa. La aplicación puede conectarse a internet y actualizar la valoración con un retraso de minutos (según el mercado).
Opciones de la aplicación.
Antes de empezar a trabajar con la aplicación, es recomendable configurar las opciones de configuración pinchando en Herramientas / Opciones.
- En opciones generales (General), se puede definir la moneda base, el formato de la fecha (por defecto está en inglés, se recomienda cambiar al formato español), el delimitador del formato CSV para importación y exportación de cuentas, el nombre de usuario (para informes) y el idioma.
- En las opciones de vista nos permite definir si se ven todas las cuentas o sólo las favoritas, si se ven todas las transacciones o sólo algunas (reconciliadas, no reconciliadas o con determinada antiguedad) y el tamaño de la letra.
- Se permite también cambiar los colores de la aplicación.
- Y en otros se puede definir si se desea sacar una copia de seguridad de la base de datos antes de abrirla (recomendado), de qué página se actualizan las cotizaciones de las acciones, si se desea usar la fecha actual o la fecha de la transacción al copiar y pegar, si se desea sonido y si se desea actualizar las cotizaciones de las divisas.
Creación de cuentas bancarias.
Ya al ejecutar por primera vez se pide la creación de una cuenta bancaria. Recomiendo la creación de una cuenta de Caja para el efectivo y una cuenta por cada cuenta bancaria, cuenta de valores y tarjeta de crédito.
En mi ejemplo voy a crear las siguientes cuentas:
- Caja
- Mi cuenta corriente
- Mi cuenta de valores
- Mi tarjeta de crédito
- Mi cuenta remunerada
Al crearla podemos establecer información sobre cada cuenta así como el saldo inicial con el que la aplicación va a empezar a funcionar... Todos estos datos pueden cambiarse en cualquier momento.
Recomiendo que no se ponga información sensible por si el equipo puede ser accedido por un tercero, pero sí dejar claro qué es cada cuenta para facilitar el uso y la localización de la información en caso de necesidad por el resto de la familia.
Creo que también es recomendable crear una estructura básica de categorías y beneficiarios, pues al realizar cualquier transacción se nos va a pedir una categoría, y para ingresos y gastos, además un beneficiario.
Transacciones periódicas.
Las transacciones periódicas se definen en Series. Una transacción periódica puede ser una transferencia, ingreso o gasto que se realiza con periodicidad establecida. Para crearlas se pulsará en el botón "New Series".
Podemos crear por ejemplo estas transacciones...
Una vez creadas, la aplicación nos avisará de los días que faltan para llegar a la transacción y de los días que nos hemos pasado sin hacerla.
En el ejemplo, como la hemos creado con fecha del 13 de marzo y vamos a empezar a grabar movimientos desde el día 1 de marzo, hay transacciones que ya han vencido.
Para ejecutar la siguiente transacción de una serie, habrá que seleccionar una serie y pulsar el botón "Enter transaction". Al pulsar el botón nos aparecerá una pantalla con los datos de la serie donde podremos modificar en el caso de que haya cambios (por ejemplo en el importe o en el día exacto de ejecución). Una vez verificado o corregido, se pulsa en "Aceptar" y la transacción queda registrada en la cuenta o cuentas vinculadas.
Puede descargar la base de datos actual para hacer las pruebas y tomarla como punto de partida.
Vamos a ver cómo se harían los siguientes movimientos:
Cuenta Corriente:
- La cuenta corriente está bonificada y devuelve el día 01/03/2010 la cantidad de 2,14 euros por los recibos domiciliados.
- El día 01/03/2010 se pagan 354,28 euros de la tarjeta de crédito (transferencia de cuenta corriente a tarjeta de crédito).
- El día 08/03/2010 se dispone de 100 euros por cajero automático.
- Se paga una factura de Internet el día 12/03/2010 por importe de 35,00 euros
Cuenta remunerada:
- Se registran el día 01/03/2010 los intereses de la cuenta remunerada que ascienden a 14,52 euros brutos con una retención de 2,61 euros.
Tarjeta de crédito:
- La tarjeta de crédito está bonificada y devuelve el 1% de las compras del mes anterior que ascienden a 3,25 euros.
- La esposa paga gasolina con la tarjeta de crédito el día 02/03/2010 por importe de 40 euros.
- Pago de una cena familiar el día 06/03/2010 con la tarjeta de crédito por importe de 68,50 euros.
- El esposo paga gasolina con la tarjeta de crédito el día 09/03/2010 por importe de 38 euros.
Para grabar los movimientos se hará lo siguiente:
Pinchamos en Mi cuenta corriente y pulsanos "New" para cada transacción:
- Tipo de transacción Ingreso, fecha 01/03/2010, de Matrimonio (el beneficiario), con la categoría de Ingresos:Bonificaciones por importe (monto) de 2,14 euros.
- Tipo de transacción Transferencia, fecha 01/03/2010, de Mi cuenta corriente a Mi tarjeta de crédito, con la categoría de Transferencias por un importe 354,28.
- Tipo de transacción Transferencia, fecha 08/03/2010, de Mi cuenta corriente a Caja, con la categoría de Facturas:disposiciones por importe de 100 euros.
- Tipo de transacción Egreso (gasto), fecha 12/03/2010, de Otros con la categoría de Facturas:Internet por importe de 35,00 euros
Pinchamos en Mi cuenta remunerada y pulsanos "New" para cada transacción:
- Tipo de transacción Ingreso, fecha 01/03/2010, de Matrimonio, con la categoría de Ingresos:Intereses por importe de 14,52 euros.
- Tipo de transacción Egreso, fecha 01/03/2010, de Matrimonio, con la categoría de Impuestos:Retenciones por importe de 2,61 euros.
Pinchamos Mi tarjeta de crédito y pulsanos "New" para cada transacción:
- Tipo de transacción Ingreso, fecha 01/03/2010, de Matrimonio, con la categoría de Ingresos:Bonificaciones por importe de 3,25 euros.
- Tipo de transacción Egreso, fecha 02/03/2010, de esposa, con la categoría de Coche:Combustible por importe de 40 euros.
- Tipo de transacción Egreso, fecha 06/03/2010, de Matrimonio, con la categoría Ocio:Comidas por importe de 68,50 euros.
Probemos a copiar y pegar...
Nos colocamos sobre el movimiento de pago de gasolina de la esposa y pinchamos con el botón derecho del ratón, seleccionamos copiar transacción, y posteriormente volvemos pulsar el botón derecho del ratón y seleccionamos Pegar transacción.
Se habrá creado un movimiento idéntico salvo que según las preferencias, la fecha podrá ser la de hoy en lugar de la de la transacción inicial.
Hacemos doble click sobre la nueva transacción y modificamos Esposa por Esposo (cambiará la categoría porque recuerda la última operación que hizo el esposo en esa cuenta), la categoría, el importe y la fecha. Una vez corregida, pulsamos Aceptar.
Este sería el resultado obtenido de momento... Por ejemplo... ¿Donde va el dinero?
Creo que con esta información es posible evaluar el producto en cuestión y considerar si puede resultar una herramienta útil.
Saludos.
Rafa.
