En relación a una consulta en el foro http://www.rankia.com/foros/empresas/temas/1030897-contabilidad-dos-actividades-misma-empresa#respuesta_1031894pretendo desarrollar una idea que tal vez sea de utilidad a algunos de los rankianos, si bien es muy probable que muchos ya lo utilicen en sus empresas. Se trata de “separar” de alguna forma, las actividades que se puedan tener en una sola sociedad, obtener una cuenta de resultados separada por actividades o si se quiere o precisa, por centros de negocio.
Los que leáis mi blog, supongo que ya conocéis que soy un convencido de que la contabilidad no es solo la obligatoriedad de la presentación fiscal o los efectos impositivos, entiendo que es una herramienta de gestión empresarial, por tanto debe cubrir tanto las obligaciones fiscales y legales, de igual forma que las de gestión y análisis de nuestro negocio.
Es cierto que las grandes empresas y también muchas medianas, tienen herramientas de gestión automatizadas, o potentes (y caros) aplicativos informáticos de los que obtienen datos por actividades, sectores, centros, analíticas de clientes o incluso de productividad de empleados o comerciales, y nos podremos perfectamente cuestionar que estas “armas” solo están al alcance de empresas de cierto volumen, y capacidad económica para adquirir paquetes informáticos de elevado coste, y compleja implementación en una empresa. Sin embargo esto no tiene porque ser así, existen posibilidades que no suponen una excesiva complejidad, que su implementación es laboriosa, no lo voy a negar, pero es perfectamente posible incluso en pequeñas empresas, y a un coste bastante reducido.
Pensemos en una empresa con dos actividades muy diferenciadas, pero desde una sola sociedad limitada o anónima, estaremos de acuerdo que en muchas ocasiones lo ideal es constituir dos empresas distintas, dónde obtendremos perfectamente la diferenciación, pero ello supone ciertos costes añadidos, y a menudo no compensa, ya que al mantenerlas en una sola sociedad podremos ahorrar como mínimo en personal administrativo, probablemente en instalaciones, transporte, etc., bueno la verdad es que cada caso será un mundo, por tanto en este post me voy a referir únicamente a empresas pequeñas con mas de una actividad empresarial, y que la gerencia o consejo de administración determina que económicamente no compensa tener dos o tres sociedades diferenciadas.
Entiendo que sin aplicativos informáticos excesivamente potentes se puede perfectamente separar los ingresos y costes de cada actividad o centro de negocio, que mecánicamente es muy simple, y la complejidad es mas “política” que otra cosa, pero que una vez determinada dicha “política” o su forma de imputación de costes comunes, es realmente fácil, y entiendo que con un solo año (o posiblemente menos) de ajustes, correcciones y determinaciones, tendremos un sistema que nos permitirá conocer en todo momento, que actividad no es mas productiva o rentable, a cual debemos destinar mas esfuerzo o dedicación comercial, cual debemos potenciar, etc., etc.
Parte técnica:
Esta es la mas simple de implantar en cualquier negocio, yo creo o al menos conozco dos sistemas que nos servirán para separar las actividades de la sociedad, si es nuestro interés los centros de negocio, o ambas cosas.
Sistema 1: Separación a través de la codificación de cuentas contables del plan general de contabilidad:
Nuestro plan general de contabilidad, solo determina la numeración o codificación de las cuentas contables, hasta las 4 primeras cifras, las que puedan seguir hasta las 7, 8, 9 ó mas dígitos, son libres para cualquier empresa, con lo cual solo se trata de “reservar” uno o dos dígitos para determinar de qué actividad o centro de la empresa estamos contabilizando en aquel momento. Esto se puede hacer si por ejemplo utilizamos 8 dígitos, en la posición 5 y 6, o bien en las dos últimas, para esto como los colores, que “para gustos………..”, pongamos un ejemplo con un par de cuentas del plan
623 Servicios de profesionales independientes (en este caso el plan actual solo determina hasta 3 dígitos)
6231 Servicios de asesoría laboral
6232 Servicios de asesoría fiscal y contable
6233 Servicios jurídicos y asimilados
Otro ejemplo, pero en esta ocasión en una cuenta que el plan determina hasta la cuarta cifra:
6623 Intereses de deudas con entidades de crédito.
Entonces si tenemos 3 actividades separadas, tendremos que considerar que son 4 en realidad, las tres reales, mas una de “comunes” que de alguna forma tarde o temprano habrá que distribuir de manera proporcional (decisión “política”)
Podemos asignar el 01 para una actividad, el 02 para la otra …… y el 09 para los ingresos y gastos comunes. Si además lo queremos complicar algo mas, y separar por centros de negocio, perfectamente podemos asignar el 11 … 12 ….. 21 ….. 22 …… y desde luego el 91 …. 92 ….. para los comunes, de forma que por ejemplo 11, supone actividad uno centro de negocio uno, el doce actividad uno, centro de negocio 2, el 21 actividad dos, centro de negocio uno, pero para hacerlo mas simple, a partir de aquí me centraré solo en una separación por actividades, obviando los centros de negocio, ya que supondría un que un post muy largo ya, se convirtiera en “interminable”, si bien supongo que la mayoría ha habéis visto la idea.
En este sentido si optamos por la codificación en la quinta y sexta posición, tendremos:
62310100 Servicios de asesoría laboral actividad 1
62310200 Servicios de asesoría laboral actividad 2
62330100 Servicios jurídicos y asimilados actividad 1
62330200 Servicios jurídicos y asimilados actividad 2
Y probablemente como los servicios contables y de asesoría fiscal no los podremos separar, al ser comunes, tendremos que contabilizarlos en:
62320900 Servicios de asesoría fiscal y contable “comunes”, sin embargo habrá aperturar igualmente (luego se verá el porqué) las cuentas contables:
62320100 Servicios de asesoría fiscal y contable actividad 1
62320200 Servicios de asesoría fiscal y contable actividad 2
Estas dos cuentas, no tendrán normalmente movimiento directo, ya que difícilmente el gestor nos separará los trabajos, ya que la mayoría, sino todos serán comunes a ambas actividades.
Un tema similar lo tendremos con los gastos financieros o del servicio bancario (entre otros muchos mas conceptos de gastos empresariales), ya que es poco práctico y en ocasiones excesivamente costoso poner esta “pseudo” analítica en cuentas que no son de los grupos 6 y 7 (gastos e ingresos) no es muy normal detallar las cuentas de los grupos 1 al 5 (cuentas de balance de situación o de activo/pasivo), que por poder, se puede, sin embargo no podríamos encontrar con clientes o proveedores cuyas facturas afectan a ambas actividades, o que una actividad precise de financiación bancaria y la otra no, porque por ejemplo (también) como son cobros al contado no la precisa, y llegar a un absurdo (en mi opinión) de que en la misma sociedad tenemos saldos en cuenta corriente de los que no obtendremos remuneración alguna y correspondientes a una de las actividades, mientras que en la otra utilizamos la póliza de crédito, el descuento comercial (o sea pagando servicio bancario de nuestro propio dinero), u otro ejemplo el tener los saldos de clientes compartidos en ambas actividades, en dos cuentas contables distintas, con lo que la deuda que nos puedan tener, se controla bastante menos. Yo en este sentido y si se considera de interés ya es preciso de potentes aplicativos informáticos que relacionen cuentas o consoliden saldos, y no es el tema que pretendo desarrollar en este “ladrillo”.
Si se quiere, se puede, como dije antes efectuar la codificación por el final, y entonces, por ejemplo las cuentas serían:
62300001 Servicios de asesoría laboral actividad 1
62300002 Servicios de asesoría laboral actividad 2
Pero entiendo que esto crea ciertos problemas prácticos, y es que si se quiere separar algo por control, como por ejemplo los costes de reparación de los diversos vehículos o los del carburante, el codificar por el final no acaba de “ajustar”, pero si utilizamos la codificación intermedia, nos dará opción para ello, si lo hacemos por el final, nos veremos obligados a la separación de los vehículos, siguiendo con el ejemplo pero en lo dígitos intermedios, ello es poco práctico a mi entender, no obstante nos podemos encontrar y según el tipo de programa contable que tengamos que solo sea posible o al menos mas fácil a la hora de confeccionar balances que esta “codificación sectorial o de actividad” si se hace con los números del final.
Llegados a este punto del post, avanzo que si bien técnicamente es bastante simple, y solo se trata de no permitir a cualquier empleado la apertura de cuentas, reservando esta posibilidad al jefe de contabilidad, o a una sola persona concreta, que conozca y tenga presente “el estilo de la casa”, de otro modo tendremos desajustes por mala codificación, nada grave por supuesto, pero las cosas mejor bien y a la primera.
Bien …. el problema nos vendrá, y ya lo he definido como “político”, con el qué hacer con los saldos de las cuentas “nueves” que ya avanzo que serán abultados y algo habrá que hacer con ellos, si queremos que toda esta coña, sirva para algo.
Sistema 2: Separación a través de codificación adicional o campo accesorio en la base de datos de cuentas contables:
Muchos programas, incluso los que se venden en librerías, llamémosles domésticos o para pequeñas empresas (o no tan pequeñas), hablo de programas incluso que tienen costes de 400 ó 500 €, o al menos algunos de ellos tienen un campo en la entrada de asientos de “analítica” o “proyecto”, “sección”, “actividad”….. bueno cada empresa de software lo llama como quiere, pero que viene a ser lo mismo o parecido, y nos da la posibilidad incluso en términos porcentuales (aplicación o asignación parcial de importes) de aplicar el coste o ingreso a una especie de “plantilla” de distribución de costes o ingresos. Con este sistema no nos hace falta la codificación numérica de las cuentas, porque los programas crean una especie de “subcuentas virtuales” donde se acumulan los costes por separado.
Yo creo que esto tiene un problema en programas poco complejos, y es que de alguna forma se deja excesiva libertad al que “pasa” los apuntes, el control a reajuste de las partidas mal aplicadas es mas complicado, y supone que debemos tener a todos los integrantes del equipo de la oficina, extremadamente implicados en el sistema y a la vez conocedores del mismo y conscientes de su especial relevancia para nosotros, porque en otro caso los resultados pueden diferir en exceso de los márgenes de error que estamos dispuestos a aceptar. Pero es una idea igual de válida que la anterior, si tenemos unos equipos de personas suficientemente cualificadas para ello, aún cuando sigo pensado que para este sistema un programa contable sencillo, puede suponer un problema añadido, aun cuando tenga previsto esto de los “proyectos”, “secciones” …….
No obstante a la vez si es perfectamente válido si nuestro equipo de oficina es de solo 2 personas, de las cuales una se dedica a la facturación y controles diversos, y hay un solo contable, ya que seguramente al ser el que lo implantó, mas cualificado, conocedor e implicado creo que es imposible.
Para ambos sistemas ES IMPORTANTE SOLICITAR A NUESTROS PROVEEDORES, SEAN DE MERCANCIAS O DE SERVICIOS, QUE NOS FACILITEN LAS FACTURAS SEPARADAS POR ACTIVIDADES, no es complicado de conseguir, la mayoría de ellos están acostumbrados a realizarlo para otras empresas, se trata de una solicitud bastante habitual. No obstante si son conjuntas el sistema puede perfectamente funcionar, pero nos complica algo la contabilización, al tener que “repartir” los conceptos facturados en varias cuentas de gasto.
Creo que existe un tercer sistema, o al menos he oído hablar de él, y sin tener mucha idea, diría que es un híbrido entre las dos opciones anteriores, pero para ello, y por lo poco que conozco no está al alcance de programas digamos “domésticos”, se trata de una contabilización en una subcuenta a pongamos 8 dígitos, y tras ella una “derivación” a una cuenta de desglose “mas fino”, con ello se conseguiría tener un extracto de cuenta general del concepto en cuestión, y si se precisa una división posterior mas detallada, y obviamente un sistema de balances derivados del sistema. La ventaja de un sistema así es de “permisos” o de “accesos”, dónde una parte de los integrantes del equipo solo tendrá acceso a las cuentas globales (subcuentas contables) y las “derivaciones menores” solo accesibles a ciertos empleados. No me puedo explayar mas en ello, ya que no lo conozco en profundidad, pero supongo que se ha entendido la idea
Parte “política”:
Este es el quid de la cuestión, porque como se ha observado, todo el “rollo” anterior, si, vale, precisa de tiempo para su implantación, pero es puramente mecánico, el problema radica en el ¿cómo se distribuyen los costes comunes a las varias actividades de la empresa? Porque si la idea es contabilizar en el “subconjunto 9” y que ahí se queden, esto sirve de bastante poco, no digo de nada, porque no es así, ya que la mera “distribución” de conceptos obviando los “comunes” algo de información nos da ¿la suficiente? pues depende de las expectativas que pongamos en ello, si bien convendremos que al menos será una información a la que le falta como mínimo una pata (sino dos).
Al final y resuelta la parte “técnica”, el problema de estas cosas es como dije la distribución de los ingresos y gastos comunes, por ejemplo los salarios de la oficina (salarios, seguridad social, etc.) ¿Cómo los imputas? Tu salario o de otros directivos ¿Cómo los repartes? Los intereses de la póliza de crédito ¿Cómo repartimos? ¿el alquiler o las amortizaciones de las naves o locales si son de propiedad? ¿los seguros de las instalaciones? Vamos, que si esto se desarrolla en centros separados es relativamente fácil porque los costes ya vienen marcados, y el asunto es solo de los gastos ocasionados por el staff directivo, pero si se comparte centro de trabajo es complejo, no digo complicado, digo complejo …… por ejemplo si se utiliza el descuento comercial o la gestión de recibos al cobro por norma 19 ó 58, se trata solo de llevar al banco o transmitir por internet, las remesas por separado, aunque se haga el mismo día, porque tendremos dos liquidaciones separadas, o los salarios, normalmente si se tienen dos actividades diferenciadas, serán probablemente convenios laborales diferentes, por tanto el asesor laboral o nuestro programa de nóminas (caso de los que lo tengan propio, que en pequeñas empresas es bastante inhabitual), nos vendrá todos por separado, porque al ser convenios distintos es posible que las tasas de accidentes sean distintas …….
El problema mas delicado es todo lo demás ……………….. “el reparto de los conceptos comunes”, porque durante el año los pondremos en cuentas con un 9 en la posición quinta o sexta de la numeración de la cuenta (o en las dos finales, si es esta nuestra decisión), o en caso de que el programa informático permita deferencia de análisis, sección, proyecto ……………. (como lo denominen los programas) no hay problema, la historia radica en que se tienen en realidad (pongamos) dos actividades empresariales y tres centros, el uno, el dos y el común o “nueve” y en dicho nueve, con toda probabilidad y a pesar de haber aplicado los conceptos laborales, seguirá quedando probablemente un saldo de la leche en patinete, el cual y de alguna forma tendríamos que distribuir o aplicar a una actividad u otra. Esto se puede hacer mensualmente, trimestralmente, semestral o incluso una vez al año, cosa que creo que tanta espera (anual), supone de poca utilidad, porque lo que interesa es ir viendo la evolución diferenciada de los negocios de manera periódica, para corregir desviaciones, analizar gastos, u observar dónde uno debe dedicarse con más empeño, porque puede ocurrir que por ejemplo la actividad 1 vaya a “velocidad de crucero” y la dos un poco renqueante, entonces al observarlo, con total seguridad determinaremos que el trabajo de gerencia debe incidir de manera relevante en dicha actividad 2.
Bueno, menudo “ ladrillo” …………¿Cómo repartimos? Por volumen de ventas, pues depende, si los negocios son una comercial de venta de productos pues es una idea, pero como una actividad sea la venta de productos de mucho precio y poco margen, y la otra sea de servicios, ya no nos vale, porque al hacerlo por volumen nos engañamos a nosotros mismos, ya que la facturación, en general es un medio para llegar al resultado, pero nunca un objetivo en sí, bueno, está claro que para llegar al resultado hay que incrementar las ventas, pero es un medio, no lo que se pretende al final (los resultados). Otra idea es hacerlo por márgenes comerciales estimados, si la actividad uno en teoría reportará un 40% de los márgenes (cash flow, por ejemplo) de todo el negocio, y la actividad 2, el 60%, puede servir imputar un 40% de los costes comunes a la actividad 1 y el resto a la 2, ello mediante un traspaso mensual, trimestral …………….. de los saldos de las cuentas “9” a las correctas uno y dos …..
En cuanto al trabajo mecánico de despacho, se trata de tomar un cronometro o calcular las horas de dedicación algunos días saltados, determinar el tiempo en porcentaje que se dedican a una cosa o a la otra y a partir de ahí determinar un % que servirá durante mucho tiempo, otro sistema es calcular por apuntes contables, si uno tiene 1.000 al mes, y 350 son para la actividad 1, pues será un 35% ………. En cuanto al alquiler o la amortización de las naves, se trata de calcular un poco a “ojímetro” la ocupación en zonas de cada actividad y determinar un porcentaje.
Luego una vez tomadas las decisiones digamos “políticas” cada mes o trimestre, como ya se ha indicado con anterioridad, hacer unos apuntes contables de traspaso desde las cuentas codificadas con el 9 en la quinta posición de la numeración, hacia la 1 y la 2, de forma que los “nueves” acaben siendo una meras cuentas “transitorias”, las cuales varias veces al año quedarán a cero patatero, y desde luego a final año también. De ahí la necesidad, como indiqué en párrafos anteriores, de la apertura de las cuentas con la codificación 1, 2 ó 3, ya que al varios momentos de año, por traspaso de los saldos de las “nueves” tendrán saldos.
Al final esto es una “política” de buscar las proporciones mas cercanas a lo que es el negocio(y desde luego nunca van a ser exactas, esto es casi imposible).
La implantación, corrección y ajuste, puede incluso suponer un año, para determinar finalmente los porcentuales de cada uno de los conceptos de gastos “comunes” a aplicar a cada actividad ¿Por qué un año? Pues porque dudo que se acierte a la primera o a la segunda, y además en un año podremos observar todas y cada una de las partidas de gastos e ingresos, ya que algunas solo se producen una vez, y a mayor abundamiento hay que decir que no es nada productivo para el negocio que el implantador de esta coña, esté dos meses con el puñetero cronometro en una mano y una cinta métrica en otro, esto es una chorrada, que corresponde hacerlo de vez en cuando para “ir ajustando” la decisión final, que una vez tomada no será modificada en mucho tiempo, o lo será cada vez que las “proporciones” de ambos negocios varíen sustancialmente, porque tampoco es bueno que esto sea estático, lo tiene ser una vez implantado el sistema, y solo modificado ante esto “cambios sustanciales” en la estructura del negocio.
Dicho todo esto, tenemos que volver a “la técnica”:
Hay programas en el mercado a los que les puedes pedir balances y estadísticas, y te sacan automáticamente el detalle, pero para los que utilizan programas que no lo tienen establecido, existe el recurso habitual en forma de “excel”, por lo que procederá exportar los balances y a partir de ellos “columnar” a mano las partidas de cada actividad de la empresa, luego unas simples sumas y restas al final y documento en “perfecto estado de revista y análisis”, o si alguno es un avezado experto en hojas de cálculo puede (supongo) establecer una plantilla con la concurrencia de formulas en “condicionales” o con aquello de “si x = a …….” Y que le haga automáticamente. En todo caso, yo no recomendaría comprar antes de planificar todo esto un potente aplicativo, si no se dispone de él en estos momentos, porque creo que es mejor ver cómo funciona y luego realizar el gasto, no al revés.
Sé perfectamente que en las empresas debemos intentar “des-excel-izar” nuestros controles, pero convendremos que este debe ser un objetivo en grandes o medianas empresas, en pequeñas me parece que la única opción, o al menos la que permite con pocos recursos, tener unas estadísticas o analíticas aceptables.
Al final, insisto en que lo más complejo, que no complicado, es tomar la determinación del reparto de “comunes” ya que todo lo demás, al igual que la propia contabilidad es un mero tema mecánico y repetitivo, no hace falta mucho mas, ahora bien la decisión NO ES CONTABLE, para nada, es de gerencia y de criterio de dirección……………. el contable que aplique la decisión de gerencia que es a quien corresponde la misma.
Agradecimientos: Antoniojose http://www.rankia.com/usuarios/antoniojose , por la idea de desarrollar esto para el blog.
FInalmente el "relax" de costumbre: http://www.youtube.com/watch?v=RaDzCySXhqQ&feature=related , en esta ocasión algo de las tierras irlandesas.
www.yoreklamo.com
