Cuáles son las ventajas de la factura electrónica

Cuáles son las ventajas de la factura electrónica

Las cuentas de empresa implican una gran cantidad de papeles y recibos, por eso, hacer uso de la factura electrónica puede ayudar a tener mucho más organizado todo esto y así, cuando llegue el momento de hacer el pago de impuestos, por ejemplo, será mucho más sencillo. Te contamos cuáles son las características y las ventajas que ofrece la factura electrónica.

Conoces las ventajas de la factura electrónica

 

Lo primero que debes tener claro es que aunque sea una factura electrónica, sigue siendo una factura y tiene los mismos efectos legales que una factura en papel de las de toda la vida. La única diferencia es esa, que es virtual y que en vez de expedirse en papel se recibe de forma electrónica. Pero antes de ponerte a hacer facturas, deberás tener bien a mano todo lo necesario para preparar dicha facturación, lo cual no siempre es sencillo porque si somos una empresa o negocio con mucho movimiento de papeles... se puede complicar la cosa. Por tanto, primero veremos cómo organizar la facturación diaria y luego cuáles son las características y ventajas de la factura electrónica.

Cómo puedo preparar la facturación de mi día a día

Tener toda la facturación bien organizada no es algo fácil ya que podemos tener otras tareas o que surjan imprevistos y, al final, nunca encontrar el momento oportuno para la organización. Por eso contar con herramientas financieras que ayuden a simplificar estos procesos y mantenerlos al día puede ahorrarnos tiempo y dinero.

Un punto que suele generar dificultades a la hora de hacer un informe de gastos, es cuando los trabajadores deben realizar alguna compra y, para ello, adelantan su dinero y luego la empresa lo reembolsa. Si en lugar de hacer esto, cada trabajador tuviese su propia tarjeta de empresa y pagase con el dinero de la empresa directamente, se ahorraría un paso de cara a la facturación. Además, si a esto le sumamos que en lugar de almacenar el ticket en formato papel, se tome una foto de este y se adjunte a la transacción, todavía estará todo más organizado. 

Otra cosa que puede serte útil es permitir a tu contable que acceda a tu historial de transacciones, justificantes de pago, el IVA aplicable para cada uno de ellos... Esto te ayudará a llevar a raya las cuentas y tenerlo todo preparado para cuando llegue el momento de presentar las facturas. Existen algunas cuentas para empresas, como puede ser Qonto, que ofrecen este tipo de funcionalidades para hacerte las gestiones de los gastos diarios más sencillas y que, llegado el momento, lo tengas todo bien a mano.

Comisiones 0 €
Tarjetas 4
2 de débito físicas y 2 de débito virtuales
Transferencias 100/mes
Transferencias SEPA
Cuota 29 €/mes
+ IVA

Características de la factura electrónica

Ahora que sabemos cómo optimizar previamente el proceso de facturación, debemos tener en cuenta algunos aspectos importantes a la hora de elaborar nuestras facturas, y es que siempre deberán cumplir con estas 3 características:

  • Legibilidad: la factura deberá ser siempre legible e inteligible por la persona que la vaya a recibir
  • Autenticidad: se deberá conocer el origen de la factura así como la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la misma
  • Integridad: se deberá garantizar que el contenido de la factura no ha sido modificado

Con las facturas electrónicas es más sencillo cumplir con estas tres características. Siempre será más legible que en papel, ya que el programa informático garantizará esto. Para garantizar la autenticidad y la integridad existen distintas formas como la firma electrónica, el intercambio electrónico de datos EDI...

Ventajas de la factura electrónica

En los últimos años, la conectividad e Internet han permitido simplificar, modernizar y optimizar muchos procesos en distintos ámbitos de la sociedad. Uno de ellos es el control fiscal, que ya ha venido implementando y corrigiendo el uso de la factura electrónica como un sistema más rápido, fácil y práctico, tanto para los contribuyentes como para Hacienda.

La factura electrónica es un documento tributario que tiene la misma finalidad que las facturas impresas, comprobar y registrar la entrega de bienes o prestación de servicios que han sido pagados por una persona y que se incluyen en la declaración de renta del contribuyente que realiza dicha entrega, solo que en formato electrónico, y que tiene la misma fuerza legal que las facturas impresas.

Ahora bien, ¿por qué cambiar el sistema de facturación de impreso a electrónico? ¿Cuáles son las ventajas de la factura electrónica?

  • Acorta los ciclos de tramitación y de cobro de las facturas, lo que significa ahorro de tiempo, lo que se traduce en ahorro de esfuerzo y dinero

  • Reduce los errores humanos que pueden desequilibrar la declaración de impuestos del contribuyente y su balance en la empresa, lo que las hace más seguras

  • Facilita el acceso a las facturas almacenadas y los archivos no ocupan espacio físico

  • Es más fácil y rápido tener archivos de respaldo para evitar pérdidas

  • Mejora y optimiza el servicio al cliente

  • Es una opción más ecológica que las facturas impresas ya que disminuye en gran medida el consumo de papel

  • Permite un mejor control fiscal y facilita a Hacienda la lucha contra el fraude y la evasión de impuestos

  • Permite a las empresas llevar una mejor y más exacta contabilidad, en tiempo real

  • Está protegida por la firma digital, por lo que es más segura y garantiza la integridad del documento original

En resumen, la factura electrónica es una alternativa bastante atractiva considerando las múltiples ventajas que tiene frente al sistema de facturas impresas. Es por esto que el uso de la factura electrónica está siendo adoptado por cada vez más empresas, autónomos y Pymes ya que les permite mejorar el desempeño y rendimiento de sus actividades, les ahorra tiempo y dinero, es más amigable con el medio ambiente y les facilita el pago de impuestos

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