Cuando tienes una pyme, es muy importante llevar el control de la misma para saber cuál es su estado económico pero, en ocasiones, y más si eres novato, puede resultar complicado. En este artículo vamos a darte algunos consejos que puedes tener en cuenta si lo que buscas es mejorar el control financiero de tu pyme.
Antes de empezar a darte consejos sobre cómo puedes mejorar el control financiero de tu empresa, deberás saber qué significa exactamente esto, ¿qué es el control o la previsión financiera?
¿Qué es el control financiero?
Cuando tenemos una empresa, debemos de llevar a cabo el control financiero de la misma, el cual nos ayudará a tener presentes cuáles son los objetivos y planes que tenemos pensados para nuestra empresa y compararlos con los resultados reales que estamos obteniendo, es decir, planteas el objetivo que quieres lograr con tu empresa (millones de ventas, determinada rentabilidad, reducción de gastos...) y lo comparas con los resultados reales que estás obteniendo, para ver si podrás llegar a él o no y en qué puntos debes trabajar para lograrlo.
Consejos para llevar el control financiero de tu pyme
Como hemos dicho, para llevar un correcto control financiero, existen algunos pasos que puedes seguir con el fin de tenerlo todo bien organizado y no perder la cabeza, así como algunas herramientas que te harán este proceso más sencillo. Te contamos a continuación.
Define bien tu plan de negocios
El primer punto y el más importante es tener claro cuál es nuestro plan de negocios: ¿hacia dónde queremos ir?, ¿qué gastos vamos a tener?, ¿cuáles van a ser los posibles beneficios?... Dentro de este plan deberemos establecer tanto gastos como metas y objetivos para cada departamento y que, además, podremos ir actualizándolos en función de cuál sea la situación de la empresa. Tener claro todo esto nos permitirá saber cuáles son las necesidades de la pyme y saber si estamos remando en la dirección correcta.
Registra todos los gastos e ingresos
Otro punto importante es el de llevar el correcto registro de todos los movimientos de dinero que se producen en la empresa: gastos, ingresos, transferencias, nóminas de los trabajadores, deudas... todo, absolutamente todo debe estar registrado y accesible en cualquier momento. Existen formas de tener todo esto a mano, como por ejemplo contar con una cuenta bancaria de empresa que te permita acceder al historial de movimientos que se hayan realizado en la empresa. Por ejemplo con una cuenta negocios online como la de Qonto, podrás acceder a un historial de transacciones ilimitado y podrás moverte en el tiempo para ver todos los movimientos que te interesen, siempre que lo necesites.
Establece presupuestos
Si no quieres gastar más dinero del que tienes previsto, traza un plan para cada departamento y establece un presupuesto. Al igual que en nuestra vida personal establecemos un presupuesto mensual para el ocio, otro para la comida y otra para caprichos, en nuestra empresa también será importante establecer distintos presupuestos en función del departamento, ya que cada uno tiene unas necesidades distintas y, con ellas, unos gastos.
Analiza los resultados periódicamente
Una vez tengamos todo lo anterior establecido y puesto en marcha, será importante ir realizando un seguimiento semanal, mensual, trimestral... para poder ver los resultados que estamos obteniendo los resultados esperados. Puesto que puede ser algo tedioso, existen formas de automatización que te ahorrarán tiempo y te ayudarán a verlo todo de manera fácil y clara. A continuación vamos a contarte cómo Qonto puede ayudarte a automatizar algunas funciones para que tengas la previsión financiera siempre actualizada.
Cómo puedes automatizar la previsión financiera
Vale, ahora ya sabes cómo llevar una correcta previsión financiera y, además, has descubierto que hay formas de automatizar determinadas tareas como tener actualizados los gastos, ingresos y movimientos e integrarlos en la previsión financiera y así saber si estás yendo por buen camino o no.
Un ejemplo de este tipo de herramientas es Qonto, el neobanco dirigido exclusivamente a pymes y autónomos que, además de simplificar las tareas contables y ahorrarte tiempo en procesos administrativos, cuenta con una API abierta, que te permitirá conseguir la automatización.
Para poder automatizar el proceso de integrar los movimientos de dinero en la previsión financiera, deberás contar con:
- Una cuenta de empresas que tenga la API abierta, como es el caso de Qonto, que tenga todos los datos bancarios, fechas, justificantes, importes, tipos de IVA, saldo en tiempo real, categorías, etiquetas de análisis...
- Una herramienta de previsión financiera, que puede ser Google Sheets
- Una herramienta de automatización de procesos, como por ejemplo Zapier
Cómo automatizar la previsión financiera con Qonto, Zapier y Google Sheets
Si eres, o quieres ser, cliente de Qonto, has de saber que vas a poder automatizar la previsión financiera de tu empresa. Para ello, deberás crearte una cuenta en Zapier que será el encargado de conectar Qonto con distintas herramientas.
Una vez tengas creada tu cuenta en Zapier, podrás programar cuando quieres que se envíe el informe en el que se vea reflejado el estado de nuestras cuentas. Podrás elegir el día y la hora, así como la frecuencia de envío. Desde Qonto y a través de su API abierta, podrás obtener las transacciones que hayas realizado durante el mes y, una vez tengas esto, será el momento de conectar Zapier a Qonto, para lo cual necesitarás tu IBAN, usuario y código secreto disponible en el menú de configuración de Qonto. Finalmente, tras haber obtenido la lista de las transacciones, tendrás que extraer el archivo de previsión financiera del mes actual y, una vez tengas ambos, tan solo deberás hacer los cálculos que te indicarán los débitos y créditos del mes, la diferencia entre la previsión inicial y el estado financiero actual. Para esto último, tendrás disponible un código facilitado por Qonto. ¡Y ya está! Ahora solo tendrías que personalizar el mensaje que vas a recibir y adaptarlo a tus preferencias.
¿Qué opinas de esta funcionalidad de Qonto? ¿Crees que es interesante tener automatizada la previsión financiera de tu empresa?
