Ya sea porque eres autónomo o tienes una empresa, seguro que más de una vez has tenido que realizar facturas pero, ¿sabes qué modelos hay y cómo se rellenan correctamente? A continuación, te contamos cuáles son los modelos de facturas más comunes, todo lo relativo a los datos y requisitos que se tienen que cumplir para que tus facturas se emitan acorde con la normativa aplicable.
Antes de ponernos a hablar sobre los modelos de factura más comunes, deberíamos de tener claro cómo se debe de tener organizada la información para que, llegado el momento, todo sea más sencillo.
Cómo organizar todos los datos a la hora de hacer una factura
Como ya sabrás, tener bien organizada toda la facturación no es algo sencillo, por lo que contar con herramientas financieras que estén pensadas para simplificar estos procesos, nos será de gran ayuda y podrá ahorrarnos tiempo y dinero.
Uno de los aspectos que suele generar más problemas a la hora de hacer un informe de gastos es la acumulación de tickets y la relación de estos con su correspondiente transacción. Para evitar esto, contar con una herramienta que te permita hacer una foto al ticket y adjuntarlo a su movimiento, podrá ahorrarte mucho tiempo. Qonto es un ejemplo de cuenta para empresa que te ofrece este tipo de funcionalidades y que te ayudará a tenerlo todo más a mano a la hora de realizar rellenar las facturas electrónicas.
¿Qué datos tiene que incluir una factura completa para autónomos y pymes?
A la hora de hacer una factura, lo primero que deberás de tener claro es la información y datos que vas a tener que incluir en la misma. Es importante destacar que si falta algún dato o alguno es erróneo, será necesario emitir una factura rectificativa ya que las facturas originales sólo pueden emitirse una vez. Las facturas rectificativas deben ser emitidos por la misma persona que emitió la factura original así como contener los mismos datos de la factura original.
La factura la puedes realizar en papel, como toda la vida, o de forma electrónica, la cual es una opción que podrá ahorrarte tiempo si eliges bien la herramienta con la que llevarla a cabo.
1. Datos del emisor de la factura:
- Nombre y apellidos
- Razón o denominación social completa
- Número de Identificación Fiscal (NIF) del empresario
- Domicilio
2. Número de factura y serie:
La numeración de las facturas tiene que ser correlativa y seguir el orden correspondiente con la fecha de emisión. Las facturas emitidas deben estar numeradas consecutivamente al menos en el periodo anual; por lo que normalmente cada año se suele iniciar una serie nueva. Hay que tener en cuenta que las facturas rectificativas y las facturas originales son documentos diferentes por lo que es importante no mezclarlas y así evitar descuadres.
3. Fecha de expedición de la factura
4. Datos del receptor de la factura:
- Nombre y apellidos, en el caso de una persona física, o denominación social, en el caso de una empresa
- Domicilio
- NIF
5. Datos relativos a la operación:
- Descripción de las operaciones: se tiene que determinar todos los datos para que se pueda determinar la base imponible del impuesto. Así, se debe incluir el importe total de la contraprestación incluyendo el precio unitario sin impuesto de cada una de las operaciones así como incluir descuentos o rebajas, en el caso que proceda, que no estén incluidos en el precio unitario.
- Fecha en la que hayan efectuado las operaciones siempre que sea una fecha distinta a la de expedición de la factura.
- Tipo impositivo del IVA (en el caso que proceda)
- Porcentaje de retención en el IRPF (en el caso que proceda)
- Cuota tributaria (en el caso que proceda)
- Importe total a pagar
Modelos de facturas para autónomos y pymes
Modelo factura sin IVA para autónomos y pymes
Existen algunas actividades profesionales y productos que están exentos de aplicar el IVA. Es importante tener en cuenta que hacer una factura sin IVA no es lo mismo que no hacer una factura. Pues, a pesar de que la actividad esté exenta de IVA hay que actuar conforme a la ley, elaborar una factura como el modelo que te mostramos a continuación y declarar el IRPF.
¿Qué productos y actividades están exentos de IVA?
- Operaciones médicas o sanitarias (excluyendo servicios veterinarios y de odontología con fines estéticos)
- Servicios educativos
- Servicios sociales, culturales y deportivos (con fines no lucrativos)
- Operaciones financieras y seguros
- Servicios postales
- Productos inmobiliarios (alquileres y compras de segunda mano)
- Loterías y apuestas
- Servicios y bienes de partidos políticos
Modelo factura simplificada para autónomos y pymes
Las facturas simplificadas han pasado a sustituir al tícket que antes se emitía en todas aquellas operaciones de hasta 3.000€ (IVA incluido). Desde entonces, el tícket pasa a no a ser aceptado como documento contable justificativo de un gasto y la factura simplificada se puede emitir por cualquier autónomo en pequeñas operaciones que no excedan los 400€ (IVA incluido), cuando se deba emitir una factura rectificativa o para aquellas actividades que tradicionalmente se permitía la emisión de un tícket siempre que su importe no exceda los 3.000€ (IVA incluido).
¿Qué actividades permiten emitir una factura simplificada?
La Agencia Tributaria ofrece un listado de las actividades que permiten emitir una factura simplificada:
- Ventas al por menor
- Ventas o servicios de ambulancia
- Ventas o servicios a domicilio del consumidor
- Transportes de personas y sus equipajes
- Aparcamiento de vehículos
- Utilización de autopistas de peaje
- Servicios de hostelería y restauración
- Servicios prestados por discotecas y salas de baile
- Servicios de peluquería y salones de belleza
- Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos
- Servicio y uso de instalaciones deportivas
- Servicios de tintorería y lavandería
¿Qué datos debe incluir una factura simplificada?
De la misma forma, la Agencia Tributaria indica los datos y el contenido que debe tener una factura simplificada y que detallamos a continuación:
- Número (y serie, en su caso)
- Fecha de expedición
- Fecha de la operación si es distinta a la de expedición
- Nombre y apellidos, NIF y razón o denominación social del expedidor
- Identificación de los bienes entregados o de los servicios prestados
- Tipo impositivo y opcionalmente la expresión "IVA incluido"
- Contraprestación total
- En facturas rectificativas, la referencia de la factura rectificada
- En su caso, si se producen las siguientes circunstancias:
- En operaciones exentas, referencia a la normativa
- La mención "facturación por el destinatario"
- La mención " Régimen especial de Agencias de viajes"
- La mención "Régimen especial de bienes usados"
Modelo factura proforma para autónomos y pymes
La factura proforma es, simplemente, una variante de una factura de compra. Es decir, es un documento informativo en el cual el vendedor concreta los productos o servicios, precio y condiciones de la futura venta.
¿Para qué se usa la factura proforma?
Si tu negocio tiene que ver con el extranjero, sabrás que las facturas proforma están pensadas para enviar ofertas comerciales al exterior y con el fin de tener en un solo documento todos los términos y condiciones del contrato que se va a llevar a cabo.
Además de para esto, la factura proforma sirve al trabajador para obtener los requisitos administrativos previos al despacho de aduanas de importación: licencia de importación, autorización para obtener divisas, apertura de crédito documentario...
¿Qué datos debe contener una factura proforma?
Para que este tipo de factura sea aceptada, deberá contener como mínimo la siguiente información:
- Fecha de emisión de la factura
- Datos de identificación del vendedor y del comprador: nombre o razón social, domicilio e identificación fiscal
- Descripción de la mercancía: cantidad de producto, pesos bruto y neto y volumen
- Precio unitario, total y divisa
- Gastos de transporte y seguro
¿Utilizas alguna herramienta como Qonto para tener en orden tus facturas?
