Los programas para gestionar tu Pyme son un método efectivo para ganar competitividad en el mercado. Existe una amplia variedad de aplicaciones informáticas que se antojan imprescindibles para aumentar las probabilidades de éxito en tu negocio. A continuación expondremos los mejores programas informáticos para ayudar al autónomo y la pequeña y mediana empresa en el día a día y cuáles se adaptan mejor a tu actividad y necesidades.
¿Qué necesita un autónomo o pyme para gestionar correctamente su negocio?
Llevar un registro de tu facturación ya no es suficiente. Para un correcto análisis de tu actividad, especialmente en empresas de venta de bienes, necesitas información acerca de márgenes de beneficio, costes marginales o ingresos operativos, una información que solo es posible de obtener en detalle gracias a aplicaciones informáticas para gestionar tu empresa.
Como gestor de tu Pyme, deberás instalar un software que te permita, como mínimo, realizar estas operaciones:
- Generar tu balance de situacion.
- Generar la cuenta de pérdidas y ganancias.
- Generar tus libros contables (Diario y Mayor), control de asientos.
- Bases de datos con información de los clientes y sus compras.
- Gestión de nóminas.
Como vemos, tener un software potente para gestionar tu negocio ha pasado de ser una necesidad a una obligación en el siglo XX!. Si tu negocio es una Pyme, te interesará una aplicación informática que integre aspectos de facturación y contabilidad en la misma plataforma para conseguir ahorrar en su compra.
¿Cuál es el mejor software o programa informático para gestionar tu Pyme?
Podremos elegir principalmente entre dos opciones, un ERP o un CRM, basándonos en el tamaño de tu empresa, la actividad económica y empresarial y la base de clientes. Podremos combinar ambos programas según las necesidades particulares de cada empresa. A continuación observaremos qué signfican los términos ERP y CRM y expondremos las empresas de cada rama que ofrecen las plataformas más valoradas por los clientes:
¿Qué es el ERP?
Significa software de planificación de recursos empresariales. Es la solución integral que necesitan las pequeñas y medianas empresas para optimizar sus operaciones, especialmente en las empresas de ventas de productos (no tanto en las de servicios, las cuales aprovecharán mejor un CRM). Las principales funciones de un ERP son el control del stock, almacén llevar un control de tus cobros y pagos, y en definitiva mejorar la relación empresarial con el proveedor como método para mejorar el desempeño.
Los programas más comunes para utilizar en contabilidad hace algunos años eran programas físicos, aquellos que se instalaban manualmente en el ordenador, como Sage ContaPlus, ContaSol o SeniorConta. Sin embargo, la tendencia apunta a utilizar cada vez más los programas en la nube, los cuales no necesitan de instalación individual en cada dispositivo, sino que se acceden desde internet, estando disponibles en cualquier equipo con solo acceder a su web. El más popular actualmente es SAP. Este programa tiene módulos o extensiones adaptabas a la actividad de cada empresa. Otros de los ERP más adquiridos por las empresas son:
- ERP Microsoft Dynamics: es el sustituto del popular programa Navision. Integrar las aplicaciones para dirigir las finanzas, ventas y operaciones de la compañía, utilizando las conocidas aplicaciones de Office, además de la integración total con Microsoft Outlook. Permite escoger entre trabajar en la nube o en los servidores.
- A3 ERP Plus: Desarrollado por Wolters Kluwer, fue nombrado ERP del año. Ideal para las pymes, con toda la información que necesitan para tomar decisiones. Su punto fuerte es que permite la personalización de las pantallas. El débil, que funciona por formato físico.
- Factura Directa: Está centrado en generar facturas online principalmente. Algo menos potente que los dos anteriores. Permite consultar la información desde tu móvil.
- Anfix: parecido al anterior, se define como un programa contable para pymes y autónomos. Completamente gratuito si cumples los requisitos.
¿Qué es el CRM?
CRM son las siglas de Customer Relationship Management, es decir, gestión de las relaciones con el cliente. Sirve para crear bases de datos de tus clientes, registrando qué, cuándo y cuántos de tus productos se han adquirido. De esta forma podremos realizar una atención personalizada de cada uno y, en definitiva, conocer cómo satisfacer sus necesidades, el objetivo último de todas las empresas. También se encarga de gestionar las campañas de marketing y el servicio postventa.
- SUGARCRM: Todos sus paquetes son de pago aunque puedes realizar una prueba gratuita. Se puede acceder al programa de forma online, por lo que varios usuarios pueden acceder a la vez a la plataforma. Lo más interesante de este programa es que es de código abierto, por lo que si entiendes algo de programación, es la herramienta más personalizable posible.
- SAPCRM: Programa de pago, el más completo y profesional. El SAP CRM es una extensión del programa central SAP. Este programa categoriza tu empresa dependiendo del sector al que pertenezca y te provee datos sobre el mercado, competidores y tendencias en marketing o ventas, así como las estrategias más exitosas de distribución y comunicación del producto de cara a los clientes. Otras funciones que realiza son:
- Gestión de Marketing y Recursos de Marca
- Segmentación y Gestión de Listados de Leads
- Organización de campañas de marketing multicanal
- Gestión de la Lealtad del Cliente
- Analítica de Marketing: Mediante la tecnología de Business Intelligence
También tienes programas que combinan ambos sistemas, ERP y CRM, como son SAP Business By Design o Billage. Otras opciones complementarias para mejorar el desempeño de tu empresa sin invertir un capital excesivo en ellas, es a través de las APP. Su descarga suele ser gratuita a través de IOS o Android e incluyen funcionalidades adicionales, como por ejemplo Evernote, una herramienta de gestión del tiempo y organización de tareas. No debemos olvidar que nos interesarán programas informáticos que puedan exportar los informas desde y hacia Excel, PDF, gmail o outlook.
Apoyo adicional para la gestión de tu Pyme
Si necesitas una ayuda integral para la gestión de tu negocio, las entidades bancarias ofrecen productos adaptados a tus necesidades, como pueden ser las cuentas para empresas. Este tipo de cuentas te asesorarán acerca de cómo implantar y utilizar los programas informáticos así como apoyo complementario en el resto de áreas de tu empresa. Las funcionalidades adicionales que aportan son las siguientes:
- Acceso a financiación preferente para permitir la inversión en las tecnologías de la información y gestión indicadas anteriormente. Acceder a los sotwares de información tiene un coste que con cuentas adaptadas para empresas podríamos sufragar.
- Apoyo para la creación de tu página web: las empresas que no tienen presencia en internet, tienen muy complicado darse a conocer y ser contactado por los clientes. Las tiendas online son los negocios que mayor porcentaje de crecimiento han tenido en los últimos tiempos.
- Ahorro en tus facturas con la devolución de recibos. Por ejemplo, la Cuenta 1|2|3 Pymes del Banco Santander bonifica el 3% de suministros y seguridad privada, un 2% en el IVA e Impuestos de Sociedades y el 1% en nóminas y seguros sociales.
