Gmail como único gestor de correo electronico

Hace un par de semanas decidí usar Gmail, el webmail de Google, como único programa de correo electrónico. ¿Por qué he tomado semejante decisión y cual ha sido la experiencia? Mi vida digital es un poco complicada: me conecto habitualmente a Internet desde tres ordenadores diferentes y gestiono seis cuentas de correo que consulto diariamente. Uno de los problemas que tenía es que cuando leía los correos vía webmail con el Gmail luego me tocaba volver a leerlos y archivarlos en mi programa de correo habitual (el Mail de Apple).

El cambio a Gmail como único gestor de correo me aporta las siguientes ventajas:

1) Excelente filtro anti-spam. En el Mail del mac tenía SpamSieve, un buen programa anti-spam basado en un filtro bayesiano que aprende continuamente y filtra correctamente el 98,5% de mis mensajes. Pues bien, el de Gmail es aún mejor gracias al filtro social adicional con el que cuenta: al marcar los usuarios los mensajes que son spam el sistema funciona mucho mejor que sólo con una gestión individual. Una externalidad de red más que Google gestiona brillantemente. El resultado es que mi bandeja de entrada está casi limpia de spam, un enorme descanso espiritual cada vez que te conectas.

2) Descargar mensajes de hasta otras 5 cuentas de correo diferentes. Además, al configurar la recepción de esos mensajes puedes poner etiquetas a todos los mensajes entrantes de cada cuenta para que se archiven automáticamente.

3) Poder enviar mensajes mostrando una de múltiples direcciones de correo electrónico en el campo 'De:' (en lugar de la de Gmail). Es fácil hacerlo, como lo anterior, en el menú de Configuración.

4) Te guarda automáticamente los borradores de los mensajes cada poco tiempo de tal forma que si hay un corte de luz o ocurre algún problema no pierdes todo lo que has escrito.

5) Buscar mensajes rápidamente con el buscador de Google.

6) Poder ver los archivos adjuntos como una página HTML en lugar de tener que descargarlos y luego abrirlos, una opción que permite visualizar rápidamente la información.

Lo de poder ver los mensajes como un hilo de conversación es algo a lo que aún no he terminado de habituarme. Supuestamente es una ventaja pero aun me crea confusión en ocasiones por la falta de costumbre (son 15 años de leer mails individuales).

Ahora, además, están aumentando aún más la capacidad de almacenamiento, ofreciéndola de forma personalizada (mi cuota total actual es de 4,6 Gb). Aunque eso actualmente no me importa demasiado: sólo llevo utilizado un 7%.

Y no paran de introducir mejoras: Han empezado a ofrecer correo IMAP (que es mucho mejor que el protocolo POP al permitirte sincronizar los e-mails que ya has leído o archivado desde cualquier sitio que accedas al correo) y van a mejorar más su velocidad.

¿Inconvenientes?

Lo más molesto es no poder utilizar diferentes firmas para cada cuenta. Ahora sólo se ofrece una única firma para todos los correos salientes. Espero que esto se añada en el futuro.

¿Y los anuncios textuales? Pues la verdad es que casi ni me fijo y si son el "precio" a pagar por este servicio gratuito pues lo acepto a gusto.

¿Problemas de privacidad? Tengo claro que todos los servicios de correo electrónico exploran los mensajes para ofrecer servicios como el filtrado de spam, la detección de virus, funcionalidades de búsqueda, etc. De momento, me fío del Gran Hermano porque me facilita mi vida digital. El que tenga interés puede leer más sobre Gmail y la privacidad.

Importando todos los contactos
La cuenta de Gmail permite importar libretas de direcciones de Outlook, Hotmail, Yahoo y otros servicios de correo. Para ello se deben exportar los contactos en un archivo CSV que se guarda en tu ordenador y luego se importa al Gmail.

Como usuario de Mac me fue muy útil un programa llamado Address Book to CSV Exporter que permite exportar todos tus contactos de la Agenda como un archivo CSV.

¿Se puede importar todos los mensajes que tengo en el Mail?
Cuando hice el cambio del PC al Mac hace dos años pude importar todos mis mensajes del Outlook Express al Mail del OSX utilizando el Netscape 7 como intermediario (gracias a las explicaciones del libro Switching to the Mac: The Missing Manual).

Ahora lo que me falta por averiguar es cómo podría importar todos mis mensajes guardados en el Mail. Si alguien conoce una forma de hacerlo le estaré muy agradecido.

Traductores automáticos: Google Translate mejora pero aún no lo suficiente

Google ha cambiado recientemente el sistema de traducción automático que utilizaba basado en el software de Systran a su propio sistema de traducción para los 25 pares de idiomas disponibles en Google Translate (otro sitio más que tiene desde hace mucho tiempo en "beta"). Hasta ahora, Google sólo utilizaba su propio sistema de traducción para el árabe, el chino y el ruso.

La traducción automática entre diferentes lenguas fue una de las primeras aplicaciones sugeridas para los ordenadores pero la historia ha demostrado que no es nada fácil hacerlo bien. Al parecer, Google está desarrollando un tipo de traducción automática donde se alimentan las bases de datos con miles de millones de palabras de texto y se aplican técnicas de aprendizaje estadístico.

He probado un poco con las traducciones de English a Español (las que interesan a la mayoría de lectores que quieren acceder a textos económicos en inglés) comparando los resultados del nuevo Google Translate con los de Babel Fish, que utiliza el anterior motor de Systran.

Parecen mejores los resultados de Google, aunque tampoco hay una mejora muy sustancial. Además hay una opción para sugerir una mejor traducción editando el texto traducido que se incorporará a futuras mejoras del sistema.

Ya hace algún tiempo que hay gente preguntándose cuando Google pondrá en peligro la industria de las traducciones. Parece que aún le falta unos cuantos hervores. Pero ojo, también se decía en los años ochenta que un ordenador no ganaría nunca a un campeón del mundo de ajedrez y ya hace unos años que los mejores programas de ajedrez superan a los humanos.

Traductores de audio

Si la cosa está aún muy verde en las traducciones de textos imaginad lo que falta para que se pueda traducir automáticamente un audio. Con la proliferación de vídeos y podcasts en la red esto abre un enorme mercado potencial para disfrutar de muchos contenidos en otros idiomas. Por ejemplo, he visto (vía el blog de Andreessen) un divertido vídeo reciente del programa británico The South Bank Show en el que se hace una parodia de una entrevista a un directivo de un banco de inversiones:



Lo que se dice sobre los mercados financieros y las turbulencias recientes tiene mucho fundamento, como cuando explica de forma muy divertida cómo "el mercado se mueve por sentimientos" (minuto 1:15). No os lo perdais los que podais seguir un poco la conversación en inglés. Los demás, a esperar que inventen traductores automáticos de audio...

Productividad digital: una estrategia de supervivencia en un océano de bits

¿Consigues estar al día con tus tareas pendientes, correos y suscripciones a blogs y noticias? Yo no. Necesito una estrategia de supervivencia para conseguir paz mental y acabar el día a gusto conmigo mismo. Llevo tiempo luchando para mejorar mi productividad digital, mi “bit literacy” como la llama Mark Hurst. En este mensaje explico mis avances y mis asignaturas pendientes para ver si me ayuda a disciplinarme más (escribir es una forma de aclararse las ideas uno mismo) y sirve de ayuda a otras personas con la misma situación de ahogo digital.

Me estoy ahogando en este océano de bits

Ya he comentado anteriormente sobre la ansiedad que provoca la infoxicación y creo que es un problema cada vez más generalizado para todos los que pasamos muchas horas delante de un ordenador. Cada vez tenemos mas bits que exigen nuestra atención: e-mails, webs, suscripciones RSS, mensajería instantánea, vídeos, música. Todas esas corrientes de bits nos interrumpen continuamente, nos seducen y nos enganchan porque hacen referencia a relaciones – alguien o algo nos llama la atención. Los bits son más inmediatos, mas personales y mucho más abundantes que otros tipos de información. Por ello nuestras emociones se dividen entre acabar saturados de sus demandas de tiempo y sentirte conectado con el mundo cuando consigues gestionar con éxito ese torrente de bits.

Un excelente artículo del New York Times describía perfectamente los retos a los que se enfrentan los trabajadores del conocimiento. La multitarea (responder e-mails, leer una página web, trabajar en una hoja de calculo, tener un procesador de textos abierto, etc.) y las constantes interrupciones (teléfono, reuniones) son la norma de la oficina moderna. Como dice el artículo, “en la oficina moderna todos somos pilotos de combate” atendiendo múltiples tareas al mismo tiempo. Algunas de esas interrupciones son creativas y sirven para mejorar nuestra productividad. Otras muchas no.

Creo que el instinto de posesión de la información que nos llega es el que nos ahoga. Debemos pasar de considerarla como algo escaso y que hay que guardar a considerarla como algo que podemos recuperar cuando nos haga falta. Antes imprimía muchos textos para guardar lo que me interesaba. Ahora lo busco en Google o lo guardo como favorito en Del.icio.us. Como dice Hurst: “Let the bits go”. Deja que los bits se vayan, no te los apropies. Es la única forma de conseguir claridad de pensamiento y paz mental en medio de la jungla digital que nos rodea.

La tecnología nos puede ayudar... en parte

Algunas soluciones técnicas pueden mejorar nuestra productividad en un entorno multitarea. Lo que he probado que funciona:

• Utiliza una pantalla más grande. Permite completar tareas mas rápidamente al tener una mayor área de visualización. El único problema que encuentro a las pantallas con mayor tamaño (por ejemplo, en mi iMac de 20 pulgadas) es que la elevada resolución (1.680 por 1.050 píxeles) hace difícil la lectura de muchas páginas webs con fuentes pequeñas. Tengo que estar dándole siempre a aumentar tamaño del texto para leerlo en el Firefox. Pero, aparte de eso, es indudable que una pantalla que te permite tener dos documentos abiertos uno al lado de otro te da mucha mas productividad que una pantalla pequeña. Vale la pena pagar más por una pantalla de 20 o más pulgadas.
  

• Usa software que te haga la vida más fácil. Pocos fabricantes de software están realmente motivados para simplificarte la vida. Lo que quieren vender es más funcionalidades, que la mayoría de usuarios no usa nunca. Sólo pocas empresas que conozco (Apple, 37signals, Good Experience) intentan simplificarte la vida con su software.

Por ejemplo, el sistema operativo Mac OSX te ofrece funcionalidades como pulsar una tecla y que se ordenen en una sola vista todas las pantallas que tienes abiertas, un buscador de todo el disco duro realmente rápido y potente, o el Dashboard que te permite abrir o cerrar multitud de pequeños programas (widgets) con una sola tecla.

Lo que la tecnología no hará por ti: Una estrategia de supervivencia

Mi estrategia actual pasa por dos principios básicos:

• Decir NO con más frecuencia a las demandas de tu atención y tiempo. Hay que acabar con esa cultura prevaleciente en la que parece que hay que estar siempre disponible para contestar un email en pocos minutos. Es como la dependencia que nos crea el móvil: parece que tenemos que estar disponibles a cualquier hora. No hay nada peor que estar comiendo o echando una siestecita y que te interrumpa una llamada. Si es importante que dejen mensaje en el buzón de voz y ya devolverás la llamada.
  

• Pon tu ordenador a tu servicio, que no te esclavice con sus demandas. Esto implica eliminar los pitidos para avisar de nuevos e-mail, eliminar la mensajería instantánea y todas las imposiciones de información que te distraen de lo que estás haciendo.

Los tres pasos que intento seguir diariamente para aumentar mi productividad son:

a) Actuar con decisión sobre los e-mails entrantes

Hay que empezar por las opciones de configuración del correo electrónico. Lo mejor para tu productividad es ponerlo para que sólo descargue nuevos mails de forma manual, cuando tú quieras. Otra opción es hacer que se descarguen automáticamente pero con un intervalo amplio de tiempo (mínimo una hora). Si lo configuras para que se descarguen con más frecuencia ya estás atrapado para estar revisándolo continuamente.

Cuando entras a ver los e-mails entrantes hay que actuar inmediatamente sobre cada uno de ellos para quedarte con la bandeja de entrada a cero. Se borra o responde inmediatamente a todos aquellos que permitan una rápida respuesta (menos de 3 minutos). Los demás se archivan, si no te exigen ninguna acción, o se llevan a una carpeta de acciones pendientes. Actualmente tengo tres, siguiendo las recomendaciones de David Allen:

• Actuar: lo que exige una acción por mi parte. Suele recogerse también en la lista de tareas pendientes.

• Esperando: Una acción que depende de otros pero hay que estar pendiente.

• Potencial: Información que contiene ideas interesantes con potencial de desarrollo pero que no exigen acción inmediata.

La clave es revisar y depurar estas carpetas al menos una vez a la semana (una de mis asignaturas pendientes).

Muy importante: es fundamental desviar todas las suscripciones a boletines de noticias y alertas hacia una cuenta de correo secundaria (en mi caso utilizo una cuenta de Gmail).

b) Priorización y realización de las tareas pendientes

Una vez revisado el correo, hay que ver todas las tareas pendientes para ese día y establecer prioridades. Actualmente uso Basecamp (en su modalidad básica gratuita) para gestionar esas tareas. Una cosa que echo a faltar es la posibilidad de trasladar tareas a un día posterior. Un programa que ofrece esta opción es el Gootodo de Hurst. Hasta ahora no lo he probado porque tiene un pequeño coste ($3 al mes) pero ofrece un mes de prueba gratis y si realmente mejora mi productividad igual me cambio.

Cuando se empieza a trabajar en una tarea específica, por ejemplo redactar un documento, es fundamental minimizar las interrupciones. Por eso ahora están apareciendo procesadores de texto que ocupan toda la pantalla para no distraerte: el WriteRoom para Mac o DarkRoom, su clon para Windows.

c) Cuando hay tiempo: Visitar webs y leer suscripciones

Tras atacar las principales tareas o cuando estás ya saturado de hacer lo mismo es el momento de leer nuestras webs favoritas y suscripciones. Si empiezas el día por ahí te puedes pasar media mañana procrastinando y sin haber hecho ninguna de las tareas pendientes para ese día. Es peligrosísimo para tu productividad y luego te quedas con muy mal sabor de boca. Lo digo por experiencia, mucha experiencia...

Revisar las novedades de los boletines y suscripciones a blogs me recarga las pilas. Sin embargo, aún no consigo leer todos los mensajes nuevos de los blogs a los que estoy suscrito en el mismo día, lo que me crea bastante agobio. Aparte de ir eliminando algunas suscripciones creo que acabaré adoptando la solución final: darle a la opción de “marcar todos como leídos”. Es lo que recomienda una persona que ha conseguido trabajar solo cuatro días a la semana y dice que tiene la misma productividad pero con más paz, mas tiempo para pensar y más tiempo para disfrutar la vida. ¡Qué envidia!

¿Cuántos feeds somos capaces de digerir en nuestros agregadores?

De la infoxicación que describía Alfons Cornella hace unos años al atragantamiento de feeds RSS actual. Mismo perro con nuevo collar. ¿Cuantos feeds teneis en vuestro agregador? ¿Conseguís digerirlos al menos una vez a la semana? En mi Bloglines hay ahora mismo 75 feeds, tras mucha labor de jardinería añadiendo y eliminando suscripciones en el último año. La última vez que conseguí poner a cero los mensajes nuevos y dejar sin negritas (mensajes no leídos) mis carpetas fue a mediados de agosto, tras dedicarme todo un día a la faena.

He luchado durante los últimos años contra las pilas de pendientes de:
- Artículos impresos (ahora ya no imprimo casi nada: es más rápido buscarlo en Google cuando hace falta),
- Revistas (The Economist, de la que me dí de baja precisamente por el stress de ver todo lo que tenía pendiente de leer en mi despacho)
- e-mails (intento, pero es difícil, dejar a 0 los mensajes de mis Inbox)
- Tareas por hacer en Basecamp, un sencillo y magnífico gestor web de proyectos.

Ahora mi gran asignatura pendiente es, valga la redundancia, los mensajes pendientes de Bloglines. Está claro que nos encanta complicarnos la vida...